Confirmação por WhatsApp

Falta na agenda é prejuízo para todo mundo — para o paciente que perdeu o horário e para a clínica que ficou com uma lacuna no dia. A confirmação automática por WhatsApp da Vittz avisa o paciente com antecedência e dá a ele a chance de confirmar ou avisar que não vai conseguir comparecer.

O que o paciente recebe

Quando a funcionalidade está ativada, a Vittz envia automaticamente mensagens pelo WhatsApp para o paciente com os dados da consulta — nome do profissional, data e horário.

Logo após o agendamento ser criado, o paciente pode receber um aviso de que a consulta foi marcada — no modelo padrão, “Olá Pedro,” em uma linha e, abaixo, “Sua Consulta foi agendada”, com o profissional, a data e o horário e o fecho “Qualquer dúvida, fale conosco.” — sem emojis. Todas as mensagens automáticas da Vittz seguem esse mesmo formato: saudação pelo primeiro nome, uma frase de abertura, os dados em linhas “Rótulo: valor”, o link sozinho na linha e um fecho curto. Esse aviso não traz botões de Confirmar nem de Cancelar.

Os botões de Confirmar e Cancelar existem somente no lembrete enviado 24 horas antes da consulta, e só no modo Confirmação. Basta um toque para responder; se os botões não aparecerem no aparelho do paciente, ele também pode responder digitando na conversa. A equipe da clínica vê a resposta no sistema em qualquer um dos casos.

Como ativar

A confirmação por WhatsApp é uma configuração por clínica, em Configurações → Cadastros → Chat → Definições. Para funcionar, o WhatsApp da clínica precisa estar conectado em Configurações → Integrações.

Confirmação ou só lembrete?

Nem toda clínica quer que o paciente cancele a consulta com um toque no WhatsApp. Por isso a Vittz deixa você escolher como o aviso chega ao paciente, em Configurações → Cadastros → Chat → Definições, no bloco Aviso ao paciente:

Confirmação (padrão) — a Vittz envia o aviso 24 horas antes com os botões de Confirmar e Cancelar, insiste mais duas vezes se o paciente não responder e, se mesmo assim não houver resposta, encaminha a conversa para a equipe. Esse é o lembrete de 24 horas descrito acima — o aviso de consulta agendada, enviado na hora, continua sem botões.
Somente lembrete — a Vittz avisa o paciente 24 horas antes e 1 hora antes da consulta, sem pedir confirmação. A mensagem é só informativa: não tem botões, não há reenvios e ninguém consegue cancelar a consulta pelo WhatsApp.

O que muda ao escolher Somente lembrete:

Na página inicial, nenhuma consulta aparece em destaque como “não confirmada” e o menu da linha não oferece Solicitar confirmação, já que ninguém foi convidado a responder.
Se o paciente responder mesmo assim (“não vou conseguir ir”, por exemplo), a mensagem cai na caixa de entrada do chat como qualquer outra conversa, para alguém da equipe ler e decidir o que fazer. Nada é cancelado automaticamente.
Cada modo tem os próprios modelos de mensagem, editáveis em Configurações → Cadastros → Chat → Templates: os modelos Lembrete 24h antes e Lembrete 1h antes que aparecem na lista são sempre os do modo que está ativo, então o texto que você personalizar em um modo não interfere no outro. O lembrete de 15 minutos com o link da videochamada é o mesmo nos dois modos.

A regra Cancelamento automático (cancelar o agendamento quando o paciente recusa a confirmação) só faz sentido no modo Confirmação — por isso ela aparece logo abaixo do cartão Confirmação, e só quando esse modo está selecionado.

Quando a conversa vai para a equipe

Duas respostas do paciente passam a consulta para uma pessoa: pedir cancelamento quando a clínica não usa cancelamento automático, e responder duas vezes seguidas algo que a Vittz não entende. Nos dois casos a conversa é marcada como não lida — ela entra na caixa de entrada e o contador ao lado de Conversas sobe, mesmo que ninguém esteja com a lista aberta.

O encaminhamento automático de 10 horas antes da consulta (quando o paciente simplesmente não respondeu) funciona diferente: a equipe recebe a notificação, mas o contador não sobe, porque não há mensagem do paciente esperando resposta.

Por que vale ativar

Clínicas que usam lembretes automatizados registram uma redução significativa na taxa de faltas. Com menos “não-comparecimentos”, o profissional aproveita melhor o próprio tempo e a clínica consegue abrir a vaga para outro paciente que precisa de atendimento.