CRM e funil de leads

Cada pessoa que demonstra interesse na sua clínica merece um acompanhamento próximo. A seção Comercial organiza esses contatos em um funil visual, para que nenhuma oportunidade se perca no caminho.

Lead, paciente e oportunidade

Todo lead é também uma pessoa em Pacientes. Ela aparece na lista junto com todo mundo, com a situação Lead: alguém que ainda não fechou com a clínica. O cartão que você vê no Comercial é uma oportunidade dessa pessoa, o negócio em andamento, com etapa, valor estimado, responsável e origem.

Uma pessoa pode ter várias oportunidades ao longo do tempo (um paciente que volta para um tratamento novo, por exemplo), mas só uma aberta por vez. Aberta é a oportunidade que ainda não está em Ganho nem em Perdido.

Como o lead já é uma pessoa cadastrada, dá para adiantar o atendimento antes de fechar o negócio: enviar o link de anamnese, montar um orçamento, anexar e assinar documentos e até cobrar um sinal. Tudo fica na ficha da pessoa, que também ganha a seção Comercial com as oportunidades dela.

O funil de vendas

Ao abrir Comercial na barra superior, você vê o quadro do funil, com uma coluna para cada etapa: Novo, Contatado, Qualificado, Proposta, Negociação, Ganho e Perdido. A primeira coluna (Novo) começa sempre visível à esquerda; se as sete etapas não cabem na tela, as setas nas laterais do quadro levam até Ganho e Perdido. Para avançar uma oportunidade, arraste o cartão para a coluna da etapa seguinte — vale soltar no título da coluna ou na lista de cartões. O quadro não se desloca sozinho enquanto você arrasta, para o cartão não cair em Perdido sem querer.

Cada cartão mostra o essencial de relance: nome, valor estimado, as tags do lead, temperatura, origem, há quantos dias o lead está naquela etapa e quem é o responsável. Um lead que chegou por um anúncio de clique para o WhatsApp traz um ícone de anúncio ao lado da origem — passe o mouse para ver o título da campanha, e a janela do lead mostra o campo Anúncio com o link. Um lead parado há 30 dias ou mais ganha um aviso visual — sinal de que é hora de retomar o contato.

Ao lado da busca, o funil (ícone de filtro) abre os submenus Temperaturas, Origens e Tags — cada um com um campo de busca e um Limpar filtro só daquele grupo; Limpar filtros, no menu principal, zera todos. Marque uma ou mais tags para ver só os leads daquele grupo.

Criar um lead

Clique em Novo Lead.
Escolha a Origem (Indicação, Site, Google, Google Ads, Meta Ads, IA, Prospecção, Redes Sociais, Feira/Evento, Parceiro, Inbound, Bot do WhatsApp ou Outro). Google e Redes Sociais são as origens orgânicas; Google Ads e Meta Ads são as campanhas pagas; IA é quando um assistente (ChatGPT, Gemini…) indicou a clínica; Bot do WhatsApp é quem o robô de atendimento registrou sozinho.
Defina a Temperatura: Frio, Morno ou Quente, conforme o interesse demonstrado.
Preencha o Nome do contato e o Telefone (o email é opcional).
Se quiser, adicione a Primeira nota (interesse, melhor horário para contato, recados), o Valor estimado e o Responsável pelo lead. A primeira nota fica registrada na aba Atividades da oportunidade.
Salve — o lead entra na etapa Novo.

A pessoa passa a aparecer também em Pacientes, com a situação Lead. Se o telefone já for de alguém cadastrado, lead ou paciente, a Vittz não cria outra pessoa: a oportunidade fica ligada a quem já existe. E, se essa pessoa já tiver uma oportunidade aberta, o contato entra nela em vez de abrir uma segunda.

Acompanhar e conversar

Clique em um cartão para abrir a oportunidade em uma janela, no centro da tela; o quadro fica como está por trás. A janela é montada como a ficha do paciente: o nome da pessoa no topo, a lista de seções à esquerda e, à direita, a seção escolhida com título, descrição e botões. No celular, as seções ficam no seletor do topo, como na ficha. O botão de maximizar, no canto, ocupa a tela toda; o X, a tecla Esc ou um clique fora da janela a fecham. As seções são:

Visão Geral — começa com o mesmo cartão da ficha: a foto (um lead tem a estrela no canto), o nome, o CPF (clique para copiar), o botão Tag, a situação (Lead, Ativo ou Inativo), as tags da oportunidade e os botões de telefone e email (clique para abrir a conversa ou o email, ou clique com o botão direito para copiar). Abaixo, no mesmo estilo do cartão Continuidade da ficha, o cartão Negociação mostra de onde o lead veio numa frase (por exemplo, “Chegou via Indicação de Maria” ou “Chegou via Meta Ads · anúncio Clareamento”), a etapa com o nome em destaque e na cor dela (por exemplo, “Em NOVO desde 29/09/2026”, ou quando foi ganha ou perdida, com o motivo), a data em que a oportunidade foi aberta e o valor estimado. O botão Alterar, no título do cartão, lista só as etapas para onde ela pode ir, como o menu Situação do cartão no funil: a vizinha anterior ou seguinte, Ganho (a partir de Negociação) e Perdido (que pede o motivo); numa oportunidade perdida, ele oferece Reabrir. O cartão Temperatura mostra uma ilustração da temperatura atual (uma chama para Quente, um sol entre nuvens para Morno, um floco de neve para Frio) com uma frase curta, e o seu Alterar troca a temperatura. O cartão Responsável mostra quem cuida da negociação, e o seu Alterar passa o lead para outra pessoa da equipe. No título da seção, o lápis edita o lead e a seta Abrir ficha leva à ficha da pessoa. Editar o nome, o telefone ou o email altera o cadastro da pessoa.
Atividades — o histórico comercial. Use o + no título da seção (Registrar atividade) para anotar ligações, reuniões, emails, conversas e notas (a oportunidade não tem mais um campo de observações: toda anotação comercial é uma nota aqui). Cada atividade mostra, à direita, há quanto tempo aconteceu e a foto (ou as iniciais) de quem a registrou — passe o mouse para ver o nome. As atividades automáticas, feitas pelo bot, não mostram ninguém. Uma atividade que você registrou a partir de um cartão da Vitta mostra com a Vitta antes do horário. Mudanças de etapa, agendamentos e tags aplicadas ou removidas entram sozinhas no histórico e não aparecem na lista de Registrar Atividade.
Agendamentos, Anamnese, Orçamentos e Financeiro — as mesmas seções da ficha da pessoa, sem sair do Comercial. Em Agendamentos, o + no título da seção marca uma nova consulta. O Financeiro funciona igual ao da ficha: lance uma receita (como o sinal de uma consulta), emita a cobrança online, acompanhe o pagamento e gere o recibo.
Documentos — os documentos da ficha da pessoa, com modelos, assinatura digital e envio pelo WhatsApp. Propostas, contratos e outros arquivos comerciais também ficam aqui: a oportunidade não tem mais documentos próprios, e os que já existiam passaram para a ficha da pessoa. Um arquivo solto em qualquer lugar da janela vai para esses documentos.

Cada seção aparece só para quem tem a mesma permissão exigida na ficha do paciente. Assim, um perfil só comercial vê a oportunidade, mas não vê a anamnese nem os documentos clínicos.

A janela não tem rodapé: para mudar a etapa, ganhar, perder ou reabrir a oportunidade, use Alterar, no cartão Negociação. Na agenda e no chat, Ir ao lead abre o Comercial já com essa janela aberta e o cartão marcado em azul no funil.

Com o WhatsApp conectado, o botão Abrir conversa aparece no cartão (e no telefone do lead, na janela) e leva direto para o chat com aquele contato.

Clique com o botão direito em um cartão para agir sem abrir a janela: Editar, Histórico (abre a janela na aba Atividades), Ir ao paciente (abre a ficha da pessoa), Conversar, Agendar consulta, Temperatura, Tags, depois Responsável e Situação (inclusive Ganho, a partir de Negociação, e Perdido, que pede o motivo), Reabrir (em oportunidades perdidas) e Excluir. As opções aparecem conforme a etapa da oportunidade e as suas permissões.

Leads que chegam pelo site

Depois de configurar a integração Landing Page, cada contato enviado pelo formulário da Landing Page da clínica cria ou atualiza um lead, e a Vittz avisa a equipe. A origem do lead novo é Google Ads ou Meta Ads quando a pessoa chegou à Landing Page por um anúncio, e Site nos outros casos; um lead que já estava aberto mantém a origem que tinha. Quando o anúncio informa a campanha, o nome dela aparece no histórico do lead (“Lead criado pelo formulário do site · Campanha: …”). A janela do lead ganha o bloco Formulário do site, na aba Visão Geral, com o histórico de cada envio: data, tags aplicadas pelo site, a mensagem escrita pela pessoa e a origem do envio. Se o telefone já for de um paciente (situação Ativo ou Inativo), nenhuma oportunidade é aberta — a recepção só recebe um aviso.

Leads automáticos de anúncios

Quando alguém chega ao WhatsApp da clínica tocando em um anúncio do Instagram ou do Facebook (clique para o WhatsApp), a Vittz cria o lead sozinha — origem Meta Ads, temperatura Morno, com o título e o link do anúncio guardados no lead — e liga a conversa a ele. Não precisa configurar nada. Se o número já for de um paciente ou de um lead existente, a conversa é ligada a essa pessoa e nenhuma pessoa nova é criada. Ao usar Salvar como lead numa conversa que começou em anúncio, a origem e o anúncio também já vêm preenchidos.

O robô de atendimento também pode registrar leads sozinho, quando o fluxo tiver um passo Registrar lead. Esses leads chegam com a origem Bot do WhatsApp, e são os únicos que têm um prazo de guarda: se ninguém mexer neles por 24 meses, a Vittz apaga o nome, o telefone, o email e o texto das notas e mantém só o registro de que a conversa existiu.

Organizar leads com tags

Tags (etiquetas) ajudam a identificar um lead de relance — por interesse (implante, ortodontia), urgência, campanha de origem, qualquer critério que faça sentido para a equipe comercial.

Crie as tags em Configurações → Cadastros → Geral → Tags — o catálogo é o mesmo dos pacientes e das conversas, então uma tag criada ali vale para todos.
Na janela do lead, no cartão da pessoa, em Visão Geral, use o botão Tag para aplicar ou remover etiquetas. Cada mudança fica registrada na aba Atividades como Tag adicionada ou Tag removida, com o nome da tag logo abaixo — inclusive as tags que o bot do WhatsApp aplica.
Cada oportunidade tem as próprias tags: o cartão do funil e o submenu Tags do filtro do quadro mostram as tags daquele cartão, e uma oportunidade nova começa sem nenhuma. A pessoa reúne as tags de todas as oportunidades dela: uma tag aplicada no cartão também aparece na ficha e no cabeçalho da conversa do WhatsApp, e continua lá depois que o negócio fecha. Ao remover a tag do cartão, ela sai da ficha só se foi aquele cartão que a colocou — uma tag que a pessoa já tinha na ficha continua lá, e mexer nas tags da ficha nunca muda um cartão. As tags automáticas (formulário do site e robô de atendimento) entram na oportunidade aberta e na pessoa. O catálogo é o mesmo de pacientes e conversas.

Se o submenu Tags do filtro mostrar apenas o aviso Nenhuma tag cadastrada, é porque a clínica ainda não criou nenhuma etiqueta — volte ao passo 1. No botão Tag da janela e no submenu Tags do botão direito no cartão, esse aviso abre a janela Nova Tag ali mesmo, e a tag criada já entra no lead; no botão Tag, Nova tag também fica no topo da lista quando a clínica já tem tags (sem permissão para criar tags, o aviso pede que um administrador faça isso). O catálogo é o mesmo das tags de pacientes, incluindo suas subtags — cada uma aparece logo abaixo da tag principal, e marcar a principal no filtro também traz quem tiver qualquer uma das subtags dela.

Agendar a partir do lead

Na seção Agendamentos da janela do lead, o + no título da seção marca uma consulta para o lead antes mesmo de ele virar paciente. O compromisso aparece normalmente na agenda e fica ligado à oportunidade aberta. Na própria agenda, a Consulta também é marcada para a pessoa, escolhida no mesmo campo de paciente, onde os leads aparecem com a estrela no canto da foto; a consulta de um lead fica ligada à oportunidade aberta dele. Quem ainda não é paciente também pode marcar a própria consulta pelo link de agendamento da clínica.

Ganhar, perder e virar paciente

Não existe mais um passo de converter em paciente. A pessoa já está cadastrada; o que muda quando o negócio fecha é a situação dela, que passa de Lead para Ativo sozinha.

Ganhou? Escolha Ganho em Alterar, no cartão Negociação da janela do lead, ou arraste o cartão para a coluna Ganho: a oportunidade é fechada como ganha e a pessoa passa a ser paciente Ativo.
Orçamento aprovado? Quando o lead aprova um orçamento pelo link, ou a recepção marca o orçamento como aprovado, a pessoa passa a ser paciente Ativo e a oportunidade aberta vai para Ganho automaticamente.
Perdeu? Ao mover para Perdido (em Alterar, na janela do lead, ou no quadro), você registra o motivo (Preço, Concorrente, Sem orçamento, Sem resposta, Momento inadequado, Perfil inadequado ou Outro). Perder uma oportunidade nunca muda a situação da pessoa. Uma oportunidade perdida pode ser reaberta com Reabrir, em Alterar no cartão Negociação da janela.
Importou a base de pacientes? Se a planilha de importação de pacientes traz o telefone de um lead, ele passa a paciente Ativo e os dados em branco da ficha são completados. A oportunidade aberta dele continua onde estava.

Uma consulta concluída não transforma o lead em paciente: a pessoa continua com a situação Lead até o negócio fechar. O prontuário aparece na ficha de qualquer pessoa, lead ou paciente, então o primeiro atendimento pode ser registrado normalmente.

Importar e exportar leads

No Comercial, o menu ⋮ Mais ações tem Importar e Exportar.

Importar: baixe o template, preencha Nome do Contato e Telefone (obrigatórios) e, se quiser, Email, Origem, Temperatura, Valor Estimado e Primeira Nota. A Primeira Nota vira uma nota na aba Atividades da oportunidade. Uma planilha antiga com a coluna Observações continua funcionando: o texto também vira a primeira nota.
Telefone que já existe não é erro: na pré-visualização, a linha aparece como Vincula à pessoa. Se a pessoa, lead ou paciente, já tem uma oportunidade aberta, a linha atualiza essa oportunidade (completa só o que está em branco); se não tem, a importação abre uma oportunidade nova para ela. Nenhum cadastro é duplicado.
Exportar: baixa uma linha por oportunidade, com Nome, Telefone, Email, Etapa, Valor, Origem, Temperatura, Responsável, Aberta em, Tags da oportunidade e Situação da pessoa (Lead ou Ativo, para quem já é paciente).

Nova oportunidade para quem já é paciente

Um paciente que volta para um tratamento novo entra de novo no funil com uma oportunidade nova: na ficha dele, seção Comercial, use Nova oportunidade (a mesma opção fica no ⋮ da conversa do WhatsApp com ele). Criar um lead com o telefone dele no Comercial faz o mesmo. Enquanto a pessoa tiver uma oportunidade aberta, Nova oportunidade fica desativado.