Vitta, a assistente virtual

A Vitta é a assistente virtual da Vittz. Em vez de navegar por telas para achar uma informação, você simplesmente pergunta — “quais agendamentos temos hoje?” — e ela responde com os dados da sua clínica.

Onde encontrar a Vitta

No computador: a própria Vitta fica no canto inferior esquerdo da tela, presente em todas as páginas — ela é o botão. Clique nela para abrir um balão de conversa e fazer sua pergunta ali mesmo. Clique no título Vitta, no topo do balão, para começar uma conversa nova (a anterior fica no histórico); um clique no espaço vazio desse topo fecha o balão. Arraste a borda de cima ou a da direita para deixar o balão maior (dois cliques na borda voltam ao tamanho padrão). Para uma conversa mais longa, clique em Abrir em tela cheia no canto do balão: a Vitta abre numa página só dela, com a lista de conversas ao lado (o botão ao lado do título recolhe e mostra a lista). Clique em Vitta, no topo da lista, para sair da tela cheia: você volta para a página em que estava, com o balão aberto numa conversa nova.
No celular: toque em Mais, na barra de baixo, e depois em Vitta. A conversa abre em tela cheia; a seta no canto volta para a lista de conversas.
No aplicativo Vittz: também em Mais → Vitta, do mesmo jeito. No aplicativo, ela responde com os mesmos cartões do computador, inclusive os de confirmar — no Comercial (registrar atividade, mover estágio, alterar dados, cadastrar, excluir, enviar WhatsApp, criar lembrete) e em Pacientes (cadastrar, alterar, excluir, juntar duplicados, enviar links e mensagens, agendar, remarcar e mudar a situação da consulta, orçamentos, tratamentos, cobrança e os rascunhos de documento e de evolução); o Baixar CSV de um relatório abre o compartilhar do celular. Tocar num paciente de um cartão abre a ficha dele, e um aviso sobre um paciente tem Abrir o paciente. Quando o agendamento precisa ser completado, o cartão abre o formulário de agendamento já preenchido; um rascunho de evolução abre o prontuário do paciente no rascunho. Só o que mexe na tela (buscar, filtrar, abrir o lead no Comercial ou ir para outra tela) continua no computador.

Para minimizar, use o botão – no cabeçalho do painel (ou a tecla Esc). A conversa continua de onde parou quando você reabrir.

A Vitta reage ao seu dia

A Vitta não fica parada no canto: ela acompanha o cursor com o olhar e reage ao que acontece na tela — pensa enquanto o sistema processa algo demorado, comemora quando uma ação dá certo, fica preocupada quando algo dá errado, cochila se você ficar um tempo sem usar o computador e acena quando você volta.

Ela fala sozinha em só dois momentos, sempre com um balão que você pode fechar:

Ao abrir o sistema pela primeira vez no dia, ela dá bom dia e diz quantas consultas há na agenda de hoje.
Quando algo dá errado, ela oferece chamar o suporte — o botão do balão abre a conversa com a equipe da Vittz.

No computador, os avisos rápidos do sistema (“Conversa arquivada”, um erro ao salvar) aparecem num balão da própria Vitta, em vez do aviso no rodapé da tela. Cada aviso some sozinho em alguns segundos, pode ser fechado no × e, quando é um erro, traz o atalho Falar com o suporte. Com uma janela aberta por cima da tela, e no celular, os avisos continuam aparecendo no rodapé.

A Vitta nunca abre o chat por conta própria.

O que você pode perguntar

A Vitta consulta os dados da sua clínica para responder sobre:

Agenda — os agendamentos de hoje e os próximos compromissos.
Pacientes — um paciente pelo nome ou telefone, o resumo dele, o prontuário e perguntas livres sobre todos (veja Pacientes pela Vitta).
Profissionais — a equipe de profissionais e suas especialidades.
Leads e captação — leads cadastrados, leads em aberto, leads quentes, o resumo do funil, um lead pelo nome ou telefone (com responsável, etiquetas e últimas atividades), os leads parados há dias no mesmo estágio e os indicadores do Comercial (conversão, tempo médio para fechar, rankings por origem, responsável e motivo de perda).
Financeiro — contas a receber e a pagar em aberto, o que está vencido e quanto entrou ou saiu no mês.
Estoque — o saldo dos materiais e o que está abaixo do mínimo.

Quando a resposta vem de uma consulta, a lista encontrada aparece num cartão dentro da conversa; clique numa linha para ir à tela correspondente. Cada usuário só consulta o que suas permissões alcançam.

Ela também pode levar você até a tela certa: peça para abrir um módulo e ela oferece um atalho de navegação. Ao abrir uma conversa nova, sugestões prontas como “Agendamentos de hoje” e “Resumo do dia” aparecem para você começar com um toque — elas variam conforme o seu perfil de acesso.

Registrar uma atividade pela Vitta

Diga, por exemplo, “registra uma ligação com a Ana: pediu orçamento de clareamento”. A Vitta procura o lead e monta um cartão com o que entendeu: o tipo (ligação, reunião, email, nota ou WhatsApp), o lead, a descrição e quando aconteceu. Nada é gravado até você decidir:

Confirmar registra a atividade na linha do tempo do lead.
Editar abre o formulário de atividade da tela já preenchido, para você ajustar e salvar.
Depois de confirmar, a linha do cartão ganha um ✓ verde, o botão Desfazer fica disponível por 10 segundos e a Vitta diz na conversa o que foi feito.

Se houver mais de um lead com aquele nome, ela lista os encontrados (nome, telefone e estágio) e pergunta qual é antes de montar o cartão. Se você já falou de um lead na conversa, ela entende “ele” ou o primeiro nome sem buscar de novo. A atividade fica registrada em seu nome, com a marca com a Vitta ao lado do horário na linha do tempo; o mesmo vale para o histórico de auditoria. Só aparece o cartão para quem tem permissão de editar leads.

Outras ações no Comercial

Do mesmo jeito, com um cartão para você conferir e confirmar, a Vitta prepara:

Mudar de estágio: “mova a Ana para Qualificado”. Se for preciso passar por estágios no meio (Novo → Contatado → Qualificado), o cartão faz os passos sozinho. Também marcar como ganho (a partir de Negociação), marcar como perdido (ela pergunta o motivo) e reabrir um lead perdido.
Alterar dados: temperatura, responsável (pelo nome de alguém da equipe), valor estimado, origem e etiquetas; e também nome, telefone e email, um lead por vez.
Cadastrar leads: nome e telefone de cada um. O cartão avisa quando o telefone já é de alguém cadastrado (vira uma nova oportunidade dessa pessoa) e traz Enviar boas-vindas pelo WhatsApp desmarcado.
Dividir leads entre a equipe: “distribua os leads novos entre a Ana e a Bia”. Quem tem menos leads em aberto recebe mais, até equilibrar; o cartão mostra quanto cada um tinha e quanto recebe. Leads que já são de uma dessas pessoas continuam com ela.
Criar etiqueta: se você pedir uma etiqueta que não existe, ela avisa e pergunta se quer criar.
Excluir um lead: o cartão mostra o que some junto e só libera Excluir depois que você digita o nome do lead. Não tem volta.
Enviar WhatsApp: “mande para os leads quentes um lembrete de que a avaliação é gratuita até sexta”. O cartão mostra a mensagem e quem vai recebê-la (até 30 leads); use {nome} no texto para cada um receber com o próprio nome. Clique no lápis para ajustar o texto antes de Enviar. Peça também “mande uma mensagem personalizada para os leads em proposta”: a Vitta lê o histórico e a conversa de cada um e escreve um texto diferente para cada lead (até 10 por vez), cada um com o seu lápis para ajustar. Ficam de fora os leads sem telefone e os contatos bloqueados, e o WhatsApp da clínica precisa estar conectado. Depois de Enviar, as mensagens entram na fila e saem aos poucos, com um intervalo entre elas, para proteger o número da clínica; se o envio ficar pausado, a Vitta avisa e você tenta de novo mais tarde. Mensagem enviada não tem volta.

Para grupos, descreva quem entra: “todos os leads frios do Instagram parados há 30 dias”, “os sem responsável”, “os sem atividade há 15 dias”, “os criados em setembro”. A Vitta seleciona e monta o cartão; se forem mais de 50, ela avisa o total e começa pelos 50 mais parados. Mudança de estágio, dados e cadastro aceitam até 50 leads num cartão só: cada lead tem a sua marcação, para você tirar quem não deve entrar. Os leads que não podem receber a mudança aparecem embaixo, com o motivo. Em lotes grandes, o cartão mostra o progresso e, se a clínica atingir o limite de ações por minuto, espera e continua sozinho.

Depois de confirmar, cada linha mostra o resultado: ✓ verde quando deu certo ou ✗ vermelho (passe o mouse para ver o motivo). A Vitta escreve na conversa o que foi feito (“Pronto, João agora está em Qualificado.”), e assim ela também sabe disso na próxima pergunta. Quando a mudança tem volta (estágio entre Novo e Negociação, temperatura, origem, responsável e valor que já existiam, etiquetas), aparece o botão Desfazer por 10 segundos. Ganho, perdido, reabrir, cadastro, exclusão e mensagens de WhatsApp não têm desfazer. Tudo fica registrado em seu nome, com a Vitta na linha do tempo e no histórico de auditoria, e cada ação exige a mesma permissão da tela.

A Vitta mexe na tela por você

Peça “filtre os leads quentes no Comercial”, “busque por Ana” ou “abra o João nas atividades” e a Vitta faz na tela o que você faria: preenche a busca, aplica os filtros (temperatura, origem, etiquetas e também a data de cadastro: “mostre os leads criados desde ontem”), troca entre Quadro e Painel ou abre o lead na aba pedida. Ela também abre o formulário de agendamento já com o lead (e com a data, se você disser: “agende uma avaliação com a Ana amanhã às 14h”), a conversa do WhatsApp do lead, a janela de importação, e baixa a planilha dos leads que você pedir (“exporte os leads quentes do Google”). O agendamento e a importação você confere e salva na própria janela. Se você estiver em outra página, ela abre o Comercial e aplica. Isso só muda o que você vê: nada é alterado nos leads.

Ela também enxerga a tela que você tem aberta. No Comercial, pergunte “quantos leads aparecem na tela?” ou “quais filtros estão ligados?” e ela responde na hora.

Resumo de um lead

Pergunte “o que já conversamos com a Ana?” ou “me atualiza sobre o João” e a Vitta resume em poucas linhas: em que pé está, o que o lead quer, as dúvidas que apareceram e o próximo passo que ela sugere. Ela usa o histórico do lead e, para quem tem acesso ao WhatsApp, as mensagens dos últimos 30 dias (inclusive o que foi dito em áudio, quando ele foi transcrito).

Perguntas livres sobre o Comercial

Pergunte o que quiser sobre os leads e as atividades, combinando critérios: “quais leads do Google estão sem responsável e valem mais de R$ 2.000?”, “quantos leads perdemos por preço este mês?”, “quantas ligações cada pessoa fez por semana em setembro?”, “qual o valor médio dos leads por origem?”. Para comparar, peça “leads por origem, setembro vs agosto”: cada período vira uma coluna, com a variação em porcentagem. A Vitta monta a consulta e mostra o resultado num cartão: uma lista de leads ou uma tabela. Peça “mostre esses no quadro” e o Comercial fica só com esses leads, até você pedir para limpar os filtros. Ela só enxerga os dados da sua clínica e o que a sua permissão no Comercial permite.

Pacientes pela Vitta

Pergunte sobre um paciente pelo nome: “me fala da Ana Souza”, “prepare a consulta do João de amanhã”, “o que fizemos com a Bia da última vez?”. Se houver mais de um com o mesmo nome, ela lista os encontrados (nome, telefone e nascimento) e pergunta qual é. Os pacientes que ela encontra aparecem como na tela de Pacientes: a foto, o nome com o apelido, telefone e email, e o aviso de cadastro Incompleto ou Inativo; clique num deles para abrir a ficha. O resumo junta o cadastro, a agenda (próximas e últimas consultas, faltas), os tratamentos, os orçamentos, o financeiro, a conversa do WhatsApp dos últimos 30 dias e o mais recente do prontuário.

O prontuário. Peça “resuma o histórico do João”, “o que a anamnese da Ana diz sobre alergias?” ou “quando ele fez o canal?” e a Vitta lê as evoluções, as anamneses, o odontograma e o texto dos documentos gerados. Ela cita de onde vem cada informação (“evolução de 12/09/2026, Dra. Ana”, “anamnese de 03/08/2026”) e não completa o que não está escrito. Para procurar em todos os pacientes, pergunte “quem tem alergia a dipirona?” ou “quais pacientes têm hipertensão?”: ela mostra os pacientes encontrados e o trecho de cada um.

Para quem tem o papel Doutor, ao resumir um paciente ou preparar uma consulta, a Vitta pode sugerir hipóteses ou próximos passos, sempre num parágrafo à parte que começa com “Sugestão para você avaliar:” e cita o registro em que se apoia. É uma sugestão para o profissional julgar, nunca uma conduta. Para os outros papéis, ela só relata o que está escrito.
Uma evolução sigilosa só chega à Vitta quando quem pergunta é o profissional que a escreveu.
Cada leitura do prontuário feita pela Vitta fica registrada no histórico de auditoria do paciente: quem perguntou, o que foi lido e a marca com a Vitta.

Perguntas livres e relatórios. Combine critérios como faria numa planilha: “quantos pacientes ativos temos por faixa etária?”, “quem não vem há mais de 6 meses?”, “pacientes que vieram por Instagram e têm orçamento em aberto”, “quantas consultas cada profissional fez em setembro?”, “qual o valor pago por origem do paciente?”, “orçamentos aprovados este mês, somando o valor”. Inativo é o status do cadastro; sumido é quem não tem consulta realizada há alguns meses (se você não disser quantos, ela pergunta). Sem pedir, os leads ficam de fora das contas de pacientes. O resultado aparece num cartão: uma lista de pacientes ou uma tabela com Baixar CSV; para comparar, peça dois períodos (“setembro vs agosto”).

Ações em Pacientes. Como no Comercial, a Vitta monta um cartão e nada é gravado antes de você confirmar. Tudo fica em seu nome, com a marca com a Vitta, e cada ação pede a mesma permissão da tela.

Cadastro: “cadastre a Ana, (31) 98888-7777”, “marque esses pacientes como inativos”, “coloque a etiqueta VIP na Bia”, “mude o telefone do João”. Até 50 pacientes por cartão; quando a mudança tem volta, aparece Desfazer por 10 segundos. Um telefone já cadastrado fica de fora do cartão, com o nome de quem já o tem. Para excluir, o cartão pede que você digite o nome do paciente.
Cadastros duplicados: “tem paciente duplicado?” lista os cadastros que parecem ser da mesma pessoa (mesmo CPF, telefone ou email, ou nome parecido com a mesma data de nascimento). Para juntar dois, o cartão mostra os dois cadastros (o que fica e o que sai, cada um com a data em que foi criado) e, em cada campo em que eles diferem, os dois valores lado a lado para você tocar no que fica; um endereço ou uma observação aparece por inteiro, um cadastro por linha (ela já marca o preenchido mais recente). O cadastro mais antigo fica e recebe tudo do outro: consultas, prontuário, documentos, orçamentos, contas, conversas e etiquetas. Logo depois de juntar, Desfazer volta tudo como estava.
Envios pelo WhatsApp: o link para completar o cadastro (só para quem tem cadastro incompleto), uma anamnese pelo nome do modelo, um documento já gerado e mensagens (um texto para todos, com {nome}, ou uma mensagem para cada um). Mensagem enviada não tem volta.
Agenda: “agende a Ana com a Dra. Lia amanhã às 10h para limpeza”. Com profissional, data, hora e o horário livre, o cartão agenda (e a confirmação pelo WhatsApp sai como sempre); faltando algo ou com o horário ocupado, o cartão abre o formulário de agendamento já preenchido. Ela também remarca (conferindo o horário, com Desfazer), cancela (pergunta o motivo), confirma, marca falta, conclui e marca o retorno.
Orçamentos, tratamentos e cobrança: o orçamento é criado só como rascunho, com os procedimentos e valores da clínica; enviar, aprovar, recusar ou cancelar um orçamento; concluir, pausar, retomar ou cancelar um tratamento; e gerar a cobrança online (Pix, boleto ou cartão) de uma conta em aberto, com o link enviado pelo WhatsApp, quando a conta de pagamentos da clínica está conectada.
Rascunhos clínicos: “faça um atestado de 2 dias para a Ana” cria um rascunho a partir do modelo salvo da clínica, com os dados do paciente e o que você pediu, nos Documentos dele; você revisa e gera. Ela nunca coloca diagnóstico que você não ditou. “Escreva a evolução: paciente sem dor, retorno em 15 dias” abre o rascunho da evolução no prontuário, em seu nome, para revisar e salvar.

Na tela de Pacientes, ela também filtra a lista (“mostre os pacientes inativos de BH”) e, depois de uma pergunta, mostra na lista só os pacientes encontrados (“mostre esses na lista”), abre a ficha numa aba, abre as janelas da ficha (editar, anamnese, documento, orçamento, tratamento, evolução), abre o cadastro novo preenchido e baixa a planilha. Isso só muda o que você vê.

A Vitta vê dos pacientes o que você vê na tela: a agenda para quem acessa a Agenda, os valores para quem acessa o Financeiro, orçamentos e tratamentos para quem acessa essas telas, as evoluções para quem pode ver evoluções e o WhatsApp para quem tem acesso às conversas. Se você pedir algo de uma tela que não acessa, ela avisa.

Relatórios do Comercial

Peça “relatório de leads por origem do último mês”, “conversão por responsável em setembro”, “por que estamos perdendo leads?” ou “quantas ligações cada um fez esta semana?”. A Vitta monta uma tabela com o período no topo e a linha de total; embaixo, ela comenta o que se destaca. Os leads podem ser agrupados por origem, responsável, estágio, temperatura, motivo da perda, mês ou semana; as atividades, por pessoa, tipo ou dia. Sem período, o relatório cobre os últimos 30 dias. Entradas contam pela data de cadastro, e ganhos e perdidos pela data em que fecharam. O ícone de download (Baixar CSV) salva a tabela para abrir no Excel ou no Google Planilhas.

Lembretes

Peça “me lembre de ligar para a Ana sexta às 10h” e a Vitta prepara um cartão com o lembrete; clique em Criar. Na hora marcada, ela avisa no balão: “Tenho 1 lembrete para você. Quer ver?”. Em Ver, cada lembrete tem Abrir o lead, Lembrar mais tarde e Concluído.

Alertas da Vitta

Duas vezes por dia, às 8h e às 14h, a Vitta confere o Comercial e avisa no balão o que pede atenção, tudo junto numa frase: leads sem movimento (por padrão, 3 dias no mesmo estágio), leads quentes parados, leads sem responsável, leads novos que ninguém contatou e propostas sem retorno. Esses avisos substituem as notificações de “Lead sem atividade” que chegavam no sino. Cada pessoa recebe os alertas dos leads em que é responsável; quem tem a permissão Receber alertas da Vitta de todo o Comercial recebe os da clínica inteira, inclusive os leads sem responsável. Na lista, Lembrar mais tarde traz o alerta de volta no próximo horário, e Não avisar mais sobre este lead silencia aquele alerta para aquele lead. Quando o lead anda, o alerta some sozinho.

No celular e no aplicativo, onde não há balão, o botão Mais da barra de baixo mostra quantos avisos novos a Vitta tem; ao abrir a Vitta, os lembretes e alertas aparecem no topo da conversa, com as mesmas opções. Na página da Vitta no computador também.

Em Pacientes, nos mesmos horários, ela avisa: aniversariantes do dia, cadastros incompletos há alguns dias, pacientes sumidos (sem consulta realizada há alguns meses e sem nada marcado), retornos não marcados, tratamentos ativos sem a próxima sessão, orçamentos aprovados sem agendamento, orçamentos enviados sem resposta as consultas de amanhã com pendências (sem anamnese, cadastro incompleto, sem confirmação ou conta vencida) e os possíveis cadastros duplicados (este, só para quem recebe os alertas de todos). Cada aviso vai para o profissional da última ou da próxima consulta do paciente e para quem tem a permissão Receber alertas da Vitta de todos os Pacientes, sempre só para quem vê aquilo na tela (a conta vencida, só para quem acessa o Financeiro). No aviso, Abrir o paciente leva à ficha.

Em Configurações → Cadastros → Vitta → Comercial (e → Pacientes), quem tem a permissão Configurar alertas da Vitta escolhe, para cada alerta, a partir de quantos dias ele vale (1, 3, 7, 14 ou outro número) ou Desligado. Ali também fica Esfriar lead parado: desligado por padrão, quando ligado a Vitta muda para frio o lead parado há o número de dias escolhido (antes isso acontecia sozinho aos 5 dias).

Ir para uma tela

Peça “me leve para a agenda” (ou pacientes, comercial, financeiro, estoque, uma seção das configurações como “configurações do WhatsApp”…) e a Vitta abre a tela na hora. Na conversa fica a linha Navegando: clique nela para ver o botão Ir para …, que leva de volta à tela depois.

Depois da resposta

Embaixo de cada resposta da Vitta ficam três atalhos:

Copiar leva o texto da resposta para a área de transferência.
Boa resposta e Resposta ruim (os polegares) registram sua avaliação — ela ajuda a equipe da Vittz a melhorar a Vitta. Clique de novo no mesmo polegar para desfazer.
Gerar de novo refaz a última resposta para a mesma pergunta.

Quando a resposta traz uma tabela ou um trecho de código, o bloco de código tem o seu próprio botão de copiar.

Se você rolar a conversa para cima para reler algo, aparece um botão com uma seta para baixo que leva de volta ao fim da conversa.

Histórico de conversas

Para renomear uma conversa, abra a Vitta em tela cheia e clique no título dela, no topo: ele vira um campo; Enter salva e Esc cancela.

Ao recarregar a página, a Vitta volta com a última conversa aberta (e com o balão aberto, se ele estava assim).

Cada conversa ganha um título automático. Na tela cheia, a lista de Conversas fica à esquerda, organizada por período (Hoje, Ontem, Esta Semana, Anteriores) — retome, arquive ou exclua qualquer uma. O botão + inicia uma conversa nova.

Privacidade e segurança

A Vitta enxerga apenas os dados da sua clínica, nunca de outras.
Ela respeita as permissões de cada usuário: quem não tem acesso a um módulo também não consegue consultá-lo pela Vitta. Veja equipe e permissões.
O CPF nunca chega à inteligência artificial. Telefone, email e a data de nascimento aparecem completos, como você já os vê na Vittz, para que ela diferencie pessoas com o mesmo nome e responda sobre idade e aniversários.