Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade explica como a Vittz trata dados pessoais no fornecimento da sua plataforma de gestão para clínicas e consultórios. Escrevemos este documento em linguagem clara, mas com o cuidado jurídico que dados de saúde exigem. Ele se aplica ao aplicativo web (também instalável a partir do navegador, sem loja de aplicativos), ao site público, ao blog e a esta Central de Ajuda.

Esta Política é o documento de transparência referido pelos Termos de Uso: a seção 6 é a relação vigente de suboperadores para os fins do item I.3.1 do Anexo I, e a seção 9 descreve as medidas de segurança para os fins do item I.6.1.

1. Quem somos e o objetivo desta Política

A Vittz é uma plataforma de tecnologia (software como serviço) operada por VITTZ SERVIÇOS DIGITAIS LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 69.482.081/0001-00, com sede na Av. Álvares Cabral, nº 1.777, sala 1.010, bairro Santo Agostinho, Belo Horizonte/MG, CEP 30170-008 (referida nesta Política como “a Vittz”, “nós” ou “nossa plataforma”).

Esta Política tem por objetivo informar, com transparência, quais dados pessoais tratamos, com que finalidades, com quais bases legais, com quem os compartilhamos, por quanto tempo os guardamos e como você pode exercer os seus direitos, em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD) e demais normas aplicáveis, inclusive as resoluções dos conselhos profissionais de saúde.

Um ponto essencial para entender esta Política: a Vittz atua em dois papéis distintos conforme o tipo de dado. Em relação aos dados dos pacientes e aos dados clínicos, a clínica é a controladora e a Vittz é a operadora — tratamos esses dados por conta e ordem da clínica, seguindo as instruções dela. Já em relação aos dados de cadastro e de conta da própria clínica e da sua equipe, a Vittz é a controladora. A seção 5 detalha esse duplo papel.

2. Definições

Para facilitar a leitura, adotamos os conceitos da LGPD:

Dado pessoal: informação relacionada a pessoa natural identificada ou identificável (por exemplo, nome, CPF, telefone, email).
Dado pessoal sensível: dado sobre origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, saúde, vida sexual, dado genético ou biométrico, entre outros. Os dados de saúde dos pacientes são dados pessoais sensíveis e recebem proteção reforçada.
Titular: a pessoa natural a quem os dados pessoais se referem (o paciente, o profissional, o usuário da conta).
Tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como coleta, uso, acesso, armazenamento, compartilhamento, eliminação, entre outras.
Controlador: quem toma as decisões sobre o tratamento dos dados (finalidades e meios).
Operador: quem realiza o tratamento em nome do controlador, seguindo as instruções dele.
Suboperador: o prestador de serviço contratado pela Vittz para realizar parte do tratamento, sob as mesmas obrigações.
Encarregado (DPO): pessoa indicada para atuar como canal de comunicação entre o controlador, os titulares e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

3. Dados que tratamos

Tratamos dados de diferentes categorias de titulares. Abaixo, os principais, com exemplos reais de campos coletados pela plataforma.

3.1. Dados da clínica e da conta

Dados de identificação e administração da clínica ou do consultório contratante: razão social, CNPJ ou CPF do profissional autônomo, email, telefone, logotipo, endereço e configurações da conta (fuso horário, contato de faturamento, dados do plano contratado, histórico de faturas e de pagamento da assinatura).

3.2. Dados da equipe e dos profissionais de saúde

Dados dos usuários que acessam a plataforma: nome, email, telefone, gênero, data de nascimento (opcional), CPF, número e tipo de registro profissional (CRM, CRO, CRP, CREFITO, CRN, CREF, CRMV, CRF), especialidades, cor de identificação na agenda, imagem de perfil, papel e permissões na conta, e tokens de notificação em dispositivos móveis.

Quando o profissional ou a clínica opta por assinar documentos digitalmente, tratamos também o certificado digital ICP-Brasil (A1) — e-CPF do profissional ou e-CNPJ da clínica —, mantido cifrado, junto de metadados de custódia (registro de quem conectou e quando), impressão digital do certificado (thumbprint), CPF extraído do certificado para validação, e o registro de consentimento com data, IP e agente do dispositivo. Esses dados recebem chave de criptografia dedicada.

3.3. Dados dos pacientes

Dados cadastrais (não sensíveis): nome, CPF/RG, data de nascimento, gênero, telefone, email, profissão, endereço completo (logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado, CEP), contato de emergência, dados de responsável legal para menores (nome, telefone, CPF), origem ou indicação, observações, imagem de perfil, foto de perfil obtida do WhatsApp quando a clínica ativa a integração de mensageria, e etiquetas de organização atribuídas pela clínica.

Dados de saúde — prontuário eletrônico (dados pessoais sensíveis, LGPD art. 5º, II): evoluções clínicas (anotações em texto com data e hora), registros em formato SOAP, tratamentos e procedimentos vinculados, sinalização de sigilo por evolução, anexos (fotos, laudos de exames, gravações de áudio de consulta com transcrição e resumo clínico), odontograma (mapa dentário com condições por dente, planejamento e execução), anamnese estruturada (respostas a formulários configuráveis, com consentimento específico para dados de saúde), planos e sessões de tratamento, e documentos gerados (atestados, receitas, encaminhamentos, termos, contratos) com metadados de assinatura digital.

Dados financeiros e de comunicação: contas a receber, orçamentos, faturas, recibos, cobranças emitidas pela conta da própria clínica em prestadora de serviços de pagamento (PIX, boleto, cartão), mensagens trocadas entre a clínica e o paciente pelo WhatsApp (texto, mídia, status de entrega), e dados de agendamento (data, horário, procedimento, status, lembretes, confirmações).

3.4. Dados de uso, diagnóstico e suporte

Para manter a plataforma funcionando, corrigir defeitos e prestar suporte, tratamos também dados sobre como o produto é usado:

Eventos de uso no aplicativo web, inclusive quando instalado a partir do navegador: telas visitadas, cliques, erros de aplicação e características técnicas do dispositivo e do navegador, associados ao usuário da equipe que está autenticado (identificador, email, nome e papel) e à clínica, tratada como grupo (identificador e nome). Antes de sair do seu navegador, identificadores e códigos de acesso presentes em endereços de página são substituídos por marcadores genéricos, de modo que identificadores de paciente e links públicos não são enviados.
Gravação de sessão (session replay) no aplicativo web autenticado, descrita no destaque abaixo. Não há gravação de sessão no site público, no blog nem nesta Central de Ajuda.
Registros técnicos (logs) do servidor: identificadores de requisição, de usuário e de operação, códigos de erro e medidas de desempenho, com redação automática de dados sensíveis antes da gravação. Logs podem, ainda assim, conter identificadores técnicos e, em mensagens de erro, endereços de email.
Chamados de suporte: o texto que o usuário escreve, a categoria e a urgência do chamado, os dados do usuário e da clínica (identificador, nome, email e plano), as últimas ações realizadas na plataforma, os registros de console do navegador no momento do chamado e até 100 mensagens da conversa de suporte.
Relatórios de violação de política de segurança de conteúdo do navegador, que são dados técnicos e não contêm dados pessoais.
Trilha de auditoria e registros de acesso: quem fez o quê, quando, de qual endereço IP e com qual agente de dispositivo, com o estado anterior e posterior de cada campo alterado.

No aplicativo web, a Vittz grava a sessão de uso da equipe — a sequência de telas, cliques e navegação — para diagnosticar defeitos e reproduzir, no suporte, o que o usuário viu. A gravação aplica mascaramento de todos os campos de formulário e de todo o texto exibido antes do envio, mas registra a estrutura da tela, as imagens exibidas e as interações, de modo que conteúdo clínico pode ser inferido ou capturado. O mascaramento é uma medida técnica de redução de risco, não uma garantia absoluta. As gravações ficam 30 dias e depois são eliminadas, são processadas por fornecedor sediado nos Estados Unidos (seções 6 e 7) e não são usadas para publicidade, perfilamento nem treinamento de modelos. A clínica pode solicitar, a qualquer momento e sem custo, a desativação da gravação de sessão para a sua conta, pelo canal do Encarregado indicado na seção 12.

3.5. Links públicos e códigos de confirmação

Alguns fluxos geram links de acesso público, protegidos por códigos não adivinháveis e de vida útil curta: preenchimento de anamnese pelo paciente, aprovação de orçamento, indicação de novos pacientes, convite de usuário da equipe e assinatura de documento. Também enviamos códigos de confirmação (OTP) ao WhatsApp do titular antes de cada assinatura de documento, a partir de um número global da própria Vittz, usado exclusivamente para esse fluxo. Os prazos de expiração estão na seção 8.

3.6. Dados de interessados (leads)

Tratamos também dados de pessoas que ainda não são pacientes, mas demonstraram interesse em uma clínica: nome, telefone, tags de interesse, mensagem livre opcional e dados de origem do contato (página de onde veio, campanha, se houver). Esses dados chegam por três canais: o formulário de contato do site da clínica, o link de agendamento público e o WhatsApp da clínica. Quando o contato chega pela Landing Page da clínica, guardamos o endereço de origem da requisição. A clínica publica os avisos aos visitantes em sua própria página e ativa a integração na Vittz; não armazenamos texto nem comprovante de consentimento por contato nesse fluxo. A mensagem livre pode revelar informação de saúde (por exemplo, o motivo da procura); nesse caso, o tratamento depende do consentimento específico e destacado do titular, dado no próprio site, e não do simples preenchimento do formulário.

4. Finalidades e bases legais

Cada tratamento tem uma finalidade específica e uma base legal correspondente na LGPD. As principais:

Finalidade	Base legal (LGPD)
Criar e manter a conta da clínica; prestar o serviço contratado	Art. 7º, V — execução de contrato
Faturar o plano, prevenir fraude e inadimplência	Art. 7º, V (contrato) e Art. 7º, IX (legítimo interesse), quando cabível
Gerir a equipe, controlar acessos e registrar auditoria	Art. 7º, V (contrato) e Art. 7º, II (cumprimento de obrigação legal ou regulatória)
Tratar dados cadastrais de pacientes para agendamento, cobrança e comunicação	Art. 7º, V — execução de contrato entre clínica e paciente (a clínica é a controladora)
Responder ao contato de um interessado (lead) pelo site, pelo link de agendamento ou pelo WhatsApp — nome e telefone	Art. 7º, V — procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual seja parte o titular, a pedido dele
Tratar a mensagem livre do formulário da Landing Page quando ela revelar informação de saúde	Art. 11, I — consentimento específico e destacado, dado no próprio site antes do envio
Tratar dados de saúde do paciente (prontuário, anamnese, evoluções, odontograma)	Art. 11, II, “f” — tutela da saúde, exclusivamente, em procedimento realizado por profissionais de saúde ou serviços de saúde, e, quando aplicável, Art. 11, I — consentimento específico e destacado
Transcrever áudio de consulta e gerar resumo clínico	Art. 11, I — consentimento específico (recurso opcional, com aceite prévio do titular obtido pela clínica)
Enviar lembretes e confirmações de consulta por WhatsApp e email	Art. 7º, V (contrato) e Art. 11, II, “f” quando o conteúdo envolver dado de saúde
Enviar ao paciente convite de calendário por email, com o nome do procedimento no título do evento	Art. 7º, V (contrato) e Art. 11, II, “f” — a clínica é a controladora; o paciente pode recusar o envio (opt-out)
Medir o uso do produto, diagnosticar defeitos e prestar suporte, inclusive por gravação de sessão — quanto aos dados da equipe e da conta	Art. 7º, IX — legítimo interesse da Vittz na operação, na correção de defeitos e na segurança da plataforma
Conteúdo de tela em que possa aparecer dado de paciente durante a gravação de sessão, os logs ou o suporte	Tratamento realizado como operadora, por conta da clínica, sob as instruções documentadas dos Termos (cláusula 11.2 e Anexo I), limitado a operação, suporte e segurança
Monitorar a saúde do sistema, gerar alertas e investigar falhas (observabilidade)	Art. 7º, IX (legítimo interesse) e Art. 46 — adoção de medidas de segurança
Triagem técnica de chamados de suporte com apoio de inteligência artificial	Art. 7º, V (execução do contrato de prestação do serviço, que inclui o suporte) e Art. 7º, IX (legítimo interesse)
Manter trilha de auditoria e registros de acesso	Art. 7º, II (obrigação legal), Art. 37 (registro das operações de tratamento) e Art. 16, I (conservação para cumprimento de obrigação legal ou regulatória)
Cumprir obrigações de guarda de prontuário	Art. 7º, II e Art. 11, II, “a” — obrigação legal ou regulatória (resoluções dos conselhos de saúde)

Reforçamos que, para dados de saúde, a base legal não se apoia apenas no art. 7º: aplica-se o art. 11 da LGPD, seja pela hipótese de tutela da saúde por profissional ou serviço de saúde, seja por consentimento específico e destacado do titular, conforme o caso.

Quanto aos tratamentos apoiados em legítimo interesse, a Vittz limita-se ao estritamente necessário para operar, corrigir e proteger a plataforma, considera as legítimas expectativas do titular e mantém as salvaguardas descritas na seção 9. O titular pode se opor a esses tratamentos na forma do art. 18, §2º, da LGPD, pelo canal da seção 12.

5. Papéis: quando somos operadora e quando somos controladora

Este é o ponto central da nossa relação de dados, e merece precisão.

A Vittz é operadora em relação aos dados dos pacientes e a todos os dados clínicos. A clínica é a controladora desses dados: é ela quem decide quais pacientes cadastrar, quais informações registrar, por quanto tempo mantê-las e quando eliminá-las. Nós tratamos esses dados em nome da clínica e segundo as instruções dela, oferecendo a infraestrutura, a segurança e as ferramentas para que o atendimento aconteça. O paciente que quiser exercer direitos sobre seus dados clínicos deve, em regra, dirigir-se à clínica responsável pelo seu atendimento; apoiamos a clínica no atendimento a esses pedidos.

A Vittz é controladora em relação aos dados de cadastro e de conta da própria clínica e da sua equipe — a identificação da clínica (razão social, CNPJ, endereço), os dados dos usuários que criamos e mantemos para acesso à plataforma, os registros de faturamento do plano, os logs técnicos, os dados de uso e diagnóstico da seção 3.4, os registros de sessão e a trilha de auditoria da conta. Sobre esses dados, somos nós que definimos as finalidades e os meios de tratamento.

Papel da Vittz quanto ao certificado digital. Em relação ao certificado digital e à senha guardados para assinatura, a Vittz atua como controladora: define os meios de guarda e segurança e responde diretamente perante o titular do certificado e a ANPD em caso de incidente com esse material, nos termos do art. 48 da LGPD. Em relação ao conteúdo dos documentos assinados, a Vittz permanece operadora, sob as instruções da clínica ou do profissional. O material do certificado é eliminado de forma segura quando o usuário o remove ou quando o contrato é encerrado, conservando-se apenas os metadados de assinatura (impressão digital do certificado e resumo criptográfico do documento) na trilha de auditoria, pelo prazo legal, como prova de autoria e integridade.

5.1. Dados de crianças e adolescentes

Parte dos pacientes atendidos pelas clínicas pode ser criança ou adolescente. O tratamento de dados de crianças e adolescentes observa o melhor interesse do menor, nos termos do art. 14 da LGPD. Como a clínica é a controladora dos dados dos pacientes, é dela a responsabilidade por adotar a base legal adequada e, quando exigido, obter o consentimento específico e em destaque de pelo menos um dos pais ou do responsável legal, na forma do art. 14, §1º, da LGPD, respeitadas as demais hipóteses legais aplicáveis à tutela da saúde. A Vittz, como operadora, oferece campos próprios para registro do responsável legal e trata esses dados sob as instruções da clínica.

6. Compartilhamento e suboperadores

Para operar a plataforma, contamos com prestadores de serviço (suboperadores) que tratam dados sob contrato e sob nossas instruções. Compartilhamos apenas o necessário para cada finalidade. Esta é a relação vigente por categoria de destinatário, mantida atualizada para os fins do item I.3.1 do Anexo I dos Termos de Uso:

Destinatário	Finalidade	Categorias de dados	País
Provedor de banco de dados e backend da plataforma	Armazenamento, consultas, autenticação, trilha de auditoria, tarefas agendadas e cópia de segurança diária da base de dados, mantida por 7 dias	Todos os dados pessoais da plataforma, inclusive dados de saúde, documentos e anexos clínicos (credenciais cifradas; senhas apenas sob resumo criptográfico)	Estados Unidos
Provedor de armazenamento de arquivos	Guarda dos arquivos da plataforma	Documentos, anexos clínicos, gravações, imagens e mídias das conversas	Estados Unidos
Provedor de envio de emails transacionais	Envio de lembretes, faturas, mensagens de suporte, integração inicial e dos convites de calendário ao paciente	Nome e email do destinatário, conteúdo do email e, no convite de calendário, data, hora e nome do procedimento	Estados Unidos
Provedor de hospedagem da aplicação e da integração de mensageria	Execução do aplicativo web, do servidor, do serviço de email, do recebimento de webhooks e do serviço de mensageria que a Vittz opera	Dados em trânsito pela aplicação e as mídias e fotos de perfil trocadas nas conversas	Estados Unidos
Meta / WhatsApp	Infraestrutura do WhatsApp pela qual trafegam as mensagens entre a clínica, pelo seu próprio número, e o paciente	Telefones da clínica e do paciente, conteúdo e metadados de roteamento e entrega das mensagens	Estados Unidos e infraestrutura global
Provedores de modelos de inteligência artificial	Assistente da plataforma, transcrição do áudio de consulta e dos comandos de voz, e geração de resumo clínico em formato SOAP	Texto e áudio submetidos ao recurso, inclusive conteúdo clínico na transcrição e no resumo	Estados Unidos
Ferramenta de análise de uso do produto, com gravação de sessão no aplicativo autenticado	Medir o uso do produto, rastrear erros e reproduzir no suporte o que o usuário viu	Eventos de uso, identificação do usuário da equipe (identificador, email, nome, papel), identificação da clínica e as gravações descritas na seção 3.4	Estados Unidos
Ferramenta de observabilidade técnica	Coleta de registros técnicos do servidor, alertas e diagnóstico de falhas	Registros técnicos com redação de dados sensíveis; identificadores técnicos e, em mensagens de erro, endereços de email	Estados Unidos
Ferramenta de triagem técnica de chamados de suporte apoiada em inteligência artificial	Diagnóstico do chamado e proposta de correção em código; a resposta ao cliente é sempre dada por uma pessoa	Identificação do usuário e da clínica, descrição do chamado, mensagens da conversa de suporte e registros técnicos do navegador, que podem conter dados de paciente	Estados Unidos
Instituição de pagamento parceira	Cobrança da assinatura do plano contratado pela clínica junto à Vittz	CNPJ ou CPF, nome, email, telefone, plano, valores e vencimentos de fatura	Brasil
Asaas, na conta da própria clínica	Emissão de cobranças aos pacientes pela conta que a clínica abre e mantém, com credencial fornecida por ela	Nome, CPF, email e telefone do paciente, identificador no gateway, valores, vencimentos e forma de pagamento	Brasil
Autoridades Certificadoras ICP-Brasil	Emissão e validação de certificados digitais para assinatura com validade jurídica	Dados do titular do certificado, na relação direta entre ele e a Autoridade Certificadora	Brasil
Provedor de repositório de código e automação de implantação	Desenvolvimento e publicação de novas versões da plataforma	Não recebe dados de produção de pacientes; apenas código-fonte e metadados de implantação	Estados Unidos

A integração de mensageria com o WhatsApp é software de código aberto executado pela própria Vittz, e não um serviço prestado por terceiro. A conexão é feita pelo protocolo do WhatsApp Web, e não pela interface oficial de negócios da Meta, na forma da cláusula 13 dos Termos de Uso. Os terceiros nesse fluxo são, portanto, o provedor de hospedagem e a Meta.

Ao abrir um chamado de suporte, o conteúdo do chamado é encaminhado à triagem técnica descrita acima. Recomendamos que a clínica e a sua equipe não incluam nome, CPF ou informação clínica de paciente na descrição do chamado: descreva o problema pela tela, pela ação e pela mensagem de erro.

Ao ativar o convite de calendário, o nome do procedimento agendado é enviado ao email do paciente e gravado no calendário dele, que pode ser mantido por Google, Apple, Microsoft ou outro fornecedor fora do controle da Vittz. A clínica deve avaliar a sensibilidade do nome dos procedimentos que cadastra, e o paciente pode recusar o recebimento desses convites.

Além dos suboperadores, poderemos compartilhar dados com autoridades públicas quando houver obrigação legal, regulatória ou ordem judicial. Não vendemos dados pessoais.

A inclusão ou a substituição de suboperador que trate dados de pacientes é comunicada à clínica com antecedência mínima de 15 dias, com atualização desta seção, na forma do item I.3.3 do Anexo I dos Termos de Uso.

A relação nominal dos fornecedores, com as respectivas salvaguardas contratuais, é fornecida à clínica contratante mediante solicitação ao Encarregado, sob confidencialidade (Termos de Uso, Anexo I, seção I.9), e ao titular que a requeira na forma do art. 18, VII, da LGPD.

7. Transferência internacional de dados

Parte dos destinatários relacionados na seção 6 processa e armazena dados fora do Brasil, sobretudo nos Estados Unidos. Isso caracteriza transferência internacional de dados nos termos do Capítulo V da LGPD. Por categoria:

Estados Unidos: o banco de dados e backend, com a sua cópia de segurança diária, o armazenamento de arquivos, o envio de emails transacionais, a hospedagem da aplicação e da integração de mensageria, os modelos de inteligência artificial, a ferramenta de análise de uso com gravação de sessão, a ferramenta de observabilidade técnica, a ferramenta de triagem de chamados de suporte e o repositório de código. A infraestrutura da Meta / WhatsApp é global, com processamento nos Estados Unidos.
Brasil: a instituição de pagamento parceira, a prestadora de pagamento contratada pela própria clínica para cobrar os seus pacientes e as Autoridades Certificadoras ICP-Brasil.

Como salvaguarda, a Vittz contrata os fornecedores no exterior sob termos contratuais e adendos de proteção de dados que exijam medidas de segurança compatíveis com a LGPD e limitem o tratamento às finalidades da prestação do serviço, observadas as hipóteses do art. 33 da LGPD e a regulamentação da ANPD sobre transferência internacional (Resolução CD/ANPD nº 19/2024). A relação das salvaguardas vigentes por fornecedor é mantida pela pessoa Encarregada e disponibilizada na forma indicada ao final da seção 6.

Quando a transferência envolver dados pessoais sensíveis de saúde, a clínica, como controladora, é responsável por assegurar a base legal aplicável, incluindo, quando exigido, o consentimento específico do titular. A Vittz informará a clínica sobre alteração relevante nas salvaguardas adotadas.

No caso da Meta / WhatsApp, a transferência não decorre apenas de uma relação de operação: quanto aos metadados de roteamento e entrega das mensagens, a provedora atua com finalidades e meios próprios, como descrito na seção 6, o que deve ser considerado pela clínica na avaliação das suas próprias salvaguardas.

8. Retenção e eliminação

Guardamos os dados apenas pelo tempo necessário às finalidades e às obrigações legais aplicáveis. Os principais prazos:

Prontuário e dados clínicos (evoluções, anamnese, tratamentos, odontograma, documentos clínicos): 20 anos a contar do último registro, em cumprimento à obrigação de guarda de prontuário (Lei nº 13.787/2018, art. 6º; Resolução CFM nº 1.821/2007, art. 8º, sendo o conteúdo do prontuário definido pela Resolução CFM nº 1.638/2002; dever de guarda do art. 9º do Código de Ética Odontológica, Resolução CFO nº 118/2012, para registros odontológicos, e normas equivalentes dos demais conselhos). Esse prazo prevalece sobre eventual pedido de exclusão, por se tratar de obrigação regulatória (LGPD, art. 16, I).
Trilha de auditoria (registros de ações, alterações campo a campo, IP e agente do dispositivo): 5 anos a contar da data da ação, com rotina mensal automatizada de eliminação. Esse prazo atende, com folga, à guarda mínima de registros de acesso a aplicações prevista no art. 15 do Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).
Gravações de sessão do aplicativo web: 30 dias, com eliminação automática pelo fornecedor.
Histórico de conversas com o paciente (texto e mídias do WhatsApp e do chat): mantido por prazo indeterminado como histórico da comunicação assistencial, com possibilidade de exclusão a pedido do titular (LGPD, art. 18) e sob controle da clínica.
Fila de envio de mensagens de WhatsApp, eventos brutos de webhook do canal e registro de envios: 30 dias, com rotina mensal automatizada de eliminação. Esses registros operacionais são distintos do histórico de conversas acima.
Sessões do atendimento automatizado (bot) do WhatsApp: 90 dias a contar da última interação.
Registro de emails enviados: 90 dias, com rotina mensal automatizada de eliminação.
Eventos brutos de webhook de cobrança recebidos da prestadora de pagamento: 180 dias, prazo que cobre com folga a janela de reenvio e de contestação, com rotina mensal automatizada de eliminação.
Mensagem livre do formulário da Landing Page, dentro do registro do lead: 180 dias a contar do envio, com eliminação automática apenas do texto — o restante do registro (data, tags e origem) permanece enquanto o lead existir.
Links públicos de anamnese: 72 horas.
Links de assinatura enviados ao paciente e convites de usuário da equipe: 7 dias.
Links de verificação de email: 24 horas. Links de redefinição de senha: 1 hora.
Códigos de confirmação (OTP) para assinatura de documentos: 10 minutos, com limite de tentativas.
Reservas de envio de áudio de consulta não concluídas: 7 dias, após os quais o arquivo é descartado sem ser processado.
Cópias de segurança diárias da base de dados: 7 dias, com expiração automática.
Dados financeiros do paciente: mantidos conforme a política contábil e fiscal da clínica (tipicamente de 5 a 10 anos no Brasil); a Vittz não elimina automaticamente — a clínica controla.

Concluído o prazo de guarda ou atendido pedido legítimo de eliminação, os dados são excluídos ou anonimizados de forma segura, ressalvadas as hipóteses de conservação autorizadas pela LGPD (art. 16).

Após o encerramento do contrato, os dados sob controle da clínica ficam disponíveis para exportação por 90 dias e são eliminados em até 30 dias após esse prazo, condicionada a eliminação à prévia disponibilização de exportação completa dos dados, incluídos os registros clínicos, na forma da cláusula 19 dos Termos de Uso. Permanecem conservadas a trilha de auditoria pelo prazo de 5 anos, os metadados de assinatura pelo prazo legal e os registros fiscais e contábeis da relação entre a Vittz e a clínica. As cópias de segurança já constituídas expiram automaticamente em até 7 dias contados da sua geração, não sendo tecnicamente viável a exclusão pontual dentro de uma cópia existente; enquanto persistirem, permanecem cifradas, sem uso e sujeitas às mesmas medidas de segurança.

9. Segurança da informação e incidentes

Adotamos medidas técnicas e organizacionais para proteger os dados, na forma do art. 46 da LGPD. Esta seção é a descrição das medidas vigentes referida no item I.6.1 do Anexo I dos Termos de Uso. Entre elas:

Isolamento multi-inquilino: cada registro é vinculado à sua clínica, e todas as consultas filtram por clínica antes de qualquer lógica, impedindo o acesso cruzado entre clínicas.
Controle de acesso granular por papéis (RBAC) com permissões por módulo e adesão explícita para ações sensíveis, como assinatura de documentos e estorno de cobranças.
Trilha de auditoria de 5 anos com registro de alterações campo a campo (estado anterior e posterior), captura de IP e de agente do dispositivo, correlação de requisições e redação de dados sensíveis nos registros.
Criptografia em trânsito (conexões protegidas por TLS/HTTPS entre o seu dispositivo e a plataforma e entre os nossos serviços).
Criptografia em repouso para credenciais, chaves de integração de pagamento e certificados digitais ICP-Brasil, com chaves dedicadas e separadas por finalidade; senhas armazenadas apenas sob resumo criptográfico (hash), nunca em texto puro.
Assinatura de documentos protegida por segundo fator (OTP via WhatsApp), de curta validade e com limite de tentativas, exigido antes de cada assinatura.
Consentimento explícito registrado antes da gravação e da transcrição de áudio, com aceite prévio anterior a qualquer envio para processamento.
Minimização nos dados de uso e diagnóstico: mascaramento de campos de formulário e de texto nas gravações de sessão, substituição de identificadores e de códigos de acesso nos endereços de página antes do envio, e redação automática de dados sensíveis nos registros técnicos.
Limitação de taxa (rate limiting) em operações sensíveis (login, redefinição de senha, criação de cobranças, envio de mensagens, entre outras).
Sanitização de todo conteúdo gerado pelo usuário (editor de texto, mensagens, evoluções) contra conteúdo malicioso, e política de segurança de conteúdo no navegador.
Links públicos protegidos por códigos seguros (não adivinháveis) e de vida útil curta, para formulários e páginas de verificação de documentos.
Cópia de segurança automática diária da base de dados, mantida pelo provedor de banco de dados por 7 dias.
Confidencialidade do pessoal: toda pessoa autorizada a tratar dados está sujeita a obrigação contratual de confidencialidade, o acesso observa o princípio da necessidade e as operações realizadas pelas funcionalidades da plataforma ficam sujeitas à trilha de auditoria.

Nenhum sistema é integralmente imune a incidentes. Diante de incidente de segurança com dados pessoais, adotamos as medidas de contenção, mitigação, apuração e correção cabíveis e observamos o art. 48 da LGPD e a regulamentação da ANPD:

Quanto aos dados em que a Vittz é operadora (pacientes e dados clínicos), a Vittz notifica a clínica, na qualidade de controladora, sem demora injustificada e, em qualquer caso, em até 48 horas contadas da ciência do incidente, ainda que a apuração não esteja concluída, informando a natureza do incidente, as categorias e o volume aproximado de dados e de titulares afetados, as medidas adotadas e os riscos identificados. Cabe à clínica deliberar sobre a comunicação à ANPD e aos titulares afetados, observado o prazo de 3 dias úteis contados da ciência, previsto na Resolução CD/ANPD nº 15/2024. A Vittz presta o apoio técnico razoável para essa comunicação.
Quanto aos dados em que a Vittz é controladora (cadastro e conta da clínica e da equipe, dados de uso e diagnóstico, certificado digital custodiado), a própria Vittz comunica a ANPD e os titulares afetados, nos prazos e na forma exigidos, e informa a clínica quando o incidente puder repercutir sobre a conta.

Nenhuma das partes divulgará publicamente incidente que envolva a outra sem prévia comunicação, ressalvadas as divulgações exigidas por lei, por autoridade ou pelo dever de comunicação aos titulares.

10. Direitos do titular

Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode, a qualquer momento e mediante requisição:

confirmar a existência de tratamento;
acessar os seus dados;
corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
solicitar a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei;
solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor;
solicitar a eliminação dos dados tratados com base no consentimento;
obter informação sobre o compartilhamento dos seus dados;
ser informado sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre as consequências disso;
revogar o consentimento;
opor-se a tratamento realizado com fundamento em uma das hipóteses de dispensa de consentimento, em caso de descumprimento da lei (art. 18, §2º).

Como exercer: entre em contato pelo canal da pessoa Encarregada indicado na seção 12. Poderemos solicitar informações para confirmar a sua identidade antes de atender ao pedido, como medida de segurança. Responderemos aos pedidos nos prazos e na forma previstos na LGPD.

Recebendo diretamente um pedido de titular relativo a dados de pacientes, a Vittz não o atenderá por conta própria: encaminhará o pedido à clínica sem demora e informará o titular do redirecionamento à controladora.

Se você entender que o tratamento dos seus dados não observa a legislação, pode também apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e aos organismos de defesa do consumidor, nos termos do art. 18, §1º, da LGPD.

11. Cookies e tecnologias de armazenamento local

Não empregamos cookies de publicidade, de rastreamento entre sites ou de perfilamento, e não compartilhamos dados com redes de anúncios. As tecnologias que utilizamos são as seguintes:

Aplicativo web (área autenticada): cookies e armazenamento local estritamente necessários para autenticação, manutenção da sessão e segurança — sem eles, o acesso à conta não funciona — e, adicionalmente, o armazenamento próprio da ferramenta de análise de uso, que identifica a sessão e o usuário da equipe para medir uso, rastrear erros e gravar a sessão, na forma da seção 3.4.
Aplicativo no dispositivo (instalação a partir do navegador): é o mesmo aplicativo web autenticado, em janela própria. Valem os cookies, o armazenamento e a gravação de sessão da seção 3.4. A Vittz não distribui o aplicativo por lojas de terceiros; a instalação parte do próprio navegador.
Site público, blog e esta Central de Ajuda: a análise de uso opera em modo sem cookies, com persistência apenas na memória do navegador, sem gravação de sessão e sem identificação do visitante — registramos apenas visitas anônimas de página. Esta Central de Ajuda usa, além disso, armazenamento local para lembrar a sua preferência de tema (claro ou escuro).

A Vittz não exibe banner de consentimento de cookies hoje, e a razão está no que efetivamente utilizamos: nas superfícies públicas não há cookie de análise algum, e na área autenticada o tratamento se apoia na execução do contrato e no legítimo interesse da seção 4, sem cookies de publicidade e sem rastreamento entre sites. Caso venhamos a adotar tecnologias não essenciais que exijam consentimento, esta seção será atualizada e o consentimento será solicitado antes da coleta.

Você pode gerenciar o armazenamento e os cookies nas configurações do seu navegador ou dispositivo; a desativação dos itens estritamente necessários pode comprometer o funcionamento de partes da plataforma. A clínica pode ainda solicitar a desativação da gravação de sessão para a sua conta, pelo canal da seção 12.

12. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO)

A pessoa Encarregada pelo Tratamento de Dados Pessoais é o canal de comunicação entre você, a Vittz e a ANPD:

Encarregado: Pedro Henrique de Almeida e Silva
Email: [email protected]

Use esse canal para exercer direitos, tirar dúvidas sobre esta Política, solicitar a relação das salvaguardas de transferência internacional, pedir a desativação da gravação de sessão para a sua conta ou comunicar preocupações relativas ao tratamento dos seus dados.

13. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política para refletir mudanças na plataforma, na legislação ou nas nossas práticas. Quando a alteração for relevante, comunicaremos por meio dos nossos canais habituais (aviso na plataforma ou por email). A inclusão ou a substituição de suboperador que trate dados de pacientes observa o aviso prévio de 15 dias previsto no item I.3.3 do Anexo I dos Termos de Uso.

A versão vigente é sempre a publicada nesta página, identificada ao final do documento.

14. Contato e foro

Para assuntos relativos a esta Política e à proteção de dados, fale com a pessoa Encarregada (seção 12). Para os demais assuntos, utilize [email protected] ou o telefone/WhatsApp +55 (31) 98114-6842.

Esta Política é regida pela legislação brasileira. Fica eleito o foro da comarca de Belo Horizonte/MG para dirimir eventuais controvérsias, com renúncia a qualquer outro, por mais privilegiado que seja, ressalvadas as hipóteses de competência que não admitam eleição de foro e o foro do domicílio do titular que seja consumidor.

Versão: 2026-10-12 · Vigência: a partir de 12/10/2026