Materiais e depósitos

Antes de registrar qualquer movimentação, o material precisa estar cadastrado. É esse cadastro que carrega a categoria, a unidade de medida, o custo e os limites de estoque que alimentam todo o painel.

Cadastrar um material

1. Na barra superior, abra Estoque e clique em Novo material.
2. Informe o nome e escolha a categoria (ex: descartáveis, medicamentos).
3. Escolha a unidade de medida (unidade, caixa, pacote, mililitro, litro, grama, quilo, frasco, tubo, rolo, par).
4. Informe o SKU — é obrigatório e identifica o material de forma única no seu catálogo.
5. Se quiser, informe o código de barras do fabricante — o EAN impresso na embalagem original. É esse código que a busca por câmera usa para encontrar o material. O campo é opcional e precisa ser único entre os materiais ativos.
6. Preencha o custo unitário e, se quiser acompanhar reposição automática no painel, o estoque mínimo e o estoque ideal.
7. Ative Controla lote e validade se esse material precisa de rastreio por lote (veja movimentações e lotes).

Ao salvar, a Vittz gera automaticamente, a partir do SKU, um código de barras (padrão CODE128) para o material, que você pode baixar como imagem para imprimir e colar na embalagem.

Nota

São dois códigos diferentes: o código de barras do fabricante (o EAN da embalagem original, que você digita no cadastro) e o código CODE128 que a Vittz gera a partir do SKU (para você imprimir a sua própria etiqueta). A busca por câmera reconhece os dois — procura primeiro pelo código do fabricante e, se não achar, pelo SKU.

Foto do material

A foto ajuda a reconhecer o material de relance na lista. Ela não faz parte do cadastro: depois de salvar o material, passe o mouse sobre o círculo com a inicial (ou a foto) no começo da linha do material na lista de Estoque — aparece um ícone de câmera. Clique nele para abrir Foto do material, escolher a imagem e ajustar o enquadramento. A foto é salva na hora. O mesmo vale para a foto no topo da página do material.

Para trocar a foto, clique nela da mesma forma e escolha outra imagem; para tirá-la, use Remover imagem na mesma janela. Só quem pode editar materiais vê a câmera — para os demais, a foto aparece apenas como imagem.

Unidade de compra e fator de conversão

Quando você compra um material em uma embalagem diferente da unidade em que ele é controlado — por exemplo, controla luvas em unidade (un) mas compra em caixa (cx) — dá para configurar isso no cadastro do material:

1. Escolha a unidade de compra (ex: caixa, pacote, rolo).
2. Informe o fator de conversão: quantas unidades do material cada unidade de compra contém.

O próprio cadastro mostra uma prévia da conta — por exemplo, “1 cx = 100 un” — para você conferir antes de salvar. O par é opcional: informe os dois juntos ou deixe os dois em branco.

Dica

A unidade de compra só facilita a entrada de estoque. Saídas e ajustes negativos continuam sempre lançados na unidade do próprio material (no exemplo acima, un).

Organizar por depósitos

Um depósito é qualquer local onde você guarda materiais — o almoxarifado central, uma sala de procedimentos, um consultório. Cadastre quantos depósitos fizerem sentido para a sua clínica nas configurações de Estoque, e a Vittz passa a controlar o estoque de cada material por depósito, além do total.

Isso permite, por exemplo, saber que a caixa de luvas está no almoxarifado e não na sala 2 — e transferir entre depósitos quando precisar (veja movimentações e lotes).

O estoque mínimo e ideal do cadastro valem para o total do material. Se um mesmo material precisa de níveis diferentes em cada local, você pode definir limites por depósito direto na tela do material — veja limites por depósito no artigo do balanço.

Categorias

As categorias organizam os materiais em grupos e subgrupos (até 4 níveis), o que ajuda tanto na busca quanto nos relatórios. Uma categoria só pode ser excluída se não tiver subcategorias ou materiais ativos vinculados a ela.

Importar materiais em lote (planilha)

Se você já tem o catálogo de materiais em uma planilha, não precisa digitar tudo de novo:

1. Na barra superior, abra Estoque. No topo da tela, abra o menu ⋮ Mais ações (no fim da busca, à direita do botão de criar) e escolha Importar.
2. Baixe o modelo de planilha para conferir as colunas esperadas (nome, categoria, unidade, e opcionalmente descrição, SKU, fabricante, custo unitário, estoque mínimo e ideal).
3. Se quiser migrar também o saldo que você já tem hoje, preencha as colunas opcionais Quantidade Inicial, Depósito, Lote e Validade (formato DD/MM/AAAA).
4. Envie o arquivo CSV. A Vittz mostra uma prévia com o status de cada linha (válida, com erro ou em conflito) antes de você confirmar.
5. Corrija direto na prévia o que precisar e confirme. O progresso da importação aparece em tempo real.

Quando a linha tem Quantidade Inicial preenchida, a Vittz cria o material e já lança uma entrada confirmada com esse saldo, no depósito informado — ou no depósito padrão da clínica, se a coluna Depósito ficar em branco. Se você também preencher Lote e Validade, a entrada já nasce vinculada a esse lote, e o material passa a controlar lote e validade automaticamente.

Nota

Algumas regras da planilha: Lote e Validade só valem juntos (preencher um sem o outro derruba a linha). Depósito ou Lote sem Quantidade Inicial também não passam — sem quantidade, não há o que lançar. O nome do depósito precisa bater com um depósito já cadastrado (acentos não atrapalham a comparação). A quantidade é sempre lida na unidade de medida do próprio material, informada na coluna Unidade.

Importar por nota fiscal (NF-e)

Você também pode cadastrar materiais — e já dar entrada em estoque — a partir de uma nota fiscal:

1. Na opção de Importar, envie o arquivo da nota em XML, PDF (DANFE) ou uma foto.
2. A Vittz extrai os dados da nota automaticamente e tenta relacionar cada item a um material já cadastrado (por SKU, código ou nome parecido).
3. Revise o cabeçalho e os itens: ajuste quantidade, valor e o depósito de destino de cada linha antes de confirmar.
4. Ao confirmar, os materiais não encontrados podem ser criados na hora, e a entrada em estoque é lançada automaticamente.

Quando o item da nota vem na unidade de compra de um material que já tem o fator de conversão configurado, a Vittz converte a quantidade automaticamente na revisão — mostrando, por exemplo, “5 cx → 500 un” — e você ainda pode ajustar o valor antes de confirmar. Um aviso aparece se o resultado da conversão não fechar em um número inteiro para unidades como un ou cx. Materiais criados direto a partir de um item em caixa, pacote ou rolo já nascem com a unidade de compra correspondente pré-configurada.

O histórico de notas importadas fica disponível na visão NF-e Importadas (funil → Configurações → Visão), com busca por fornecedor e o detalhe de cada nota.