Privacidade e seus dados

Esta página explica, sem juridiquês, como a Vittz cuida dos dados que passam pela plataforma — os da sua clínica, os da sua equipe e, principalmente, os dos seus pacientes. A ideia é que você entenda o essencial em poucos minutos.

Este é um resumo. O documento completo e formal é a Política de Privacidade, e é ela que prevalece em caso de divergência.

Quem cuida de quê

Aqui existem dois papéis diferentes, e a lei (a LGPD) dá nomes a eles. Entender essa divisão explica quase tudo o que vem depois.

Dos dados dos seus pacientes, quem manda é a clínica. A clínica decide quais informações coleta, para quê usa e por quanto tempo guarda. Na linguagem da LGPD, a clínica é a controladora. A Vittz entra como operadora: nós guardamos e processamos esses dados em nome da clínica, seguindo as instruções dela. Não usamos os dados dos seus pacientes para nada além de fazer a plataforma funcionar para você.

Já dos dados de cadastro da própria clínica e da equipe — a identificação da clínica, os usuários que acessam o sistema e as informações do seu plano — quem é a controladora é a Vittz. Esses dados nós usamos para manter sua conta, dar suporte e cobrar a assinatura.

Dica

Resumo prático: paciente falou com a clínica (a dona dos dados dele). Dúvida sobre a sua conta na Vittz falou com a gente.

Quais dados a Vittz trata

Depende do que a sua clínica usa. Em linhas gerais:

• Cadastro da clínica e da equipe — identificação fiscal (CPF ou CNPJ), razão social (quando CNPJ), contatos, e os dados dos profissionais (nome, CPF, registro no conselho, agenda).
• Cadastro dos pacientes — nome, CPF/RG, contato, endereço, responsável legal (no caso de menores).
• Dados de saúde (sensíveis) — evoluções clínicas, anamneses, tratamentos, odontogramas, documentos (receitas, atestados, laudos) e gravações de áudio da consulta com transcrição.
• Agenda e comunicação — agendamentos, lembretes e as conversas de WhatsApp entre clínica e paciente.
• Financeiro — orçamentos, contas a receber, recibos e cobranças (PIX, boleto, cartão).
• Segurança e registros — trilha de auditoria, sessões de login e certificados digitais.
• Uso do produto e suporte — quais telas a equipe usa, que erros aparecem e o conteúdo dos chamados de suporte que vocês abrem.

A Vittz mede o uso do app e grava a sessão da equipe

Para achar defeitos e conseguir reproduzir no suporte o que você viu, o aplicativo web registra a navegação da equipe e grava a sessão de uso — a sequência de telas, cliques e navegação. Os campos de formulário e os textos exibidos são mascarados antes do envio, mas a estrutura da tela e as imagens são capturadas, então conteúdo clínico pode aparecer de forma indireta. As gravações ficam 30 dias e depois somem. Não há gravação nas páginas públicas (site, blog e esta Central de Ajuda). No aplicativo autenticado — inclusive quando instalado a partir do navegador — a gravação de sessão se aplica. Se a sua clínica preferir, é só pedir para desligarmos a gravação na conta de vocês — escreva para [email protected], sem custo e sem burocracia.

Dados de saúde têm proteção reforçada

Informações de saúde são dados sensíveis para a LGPD. Isso significa cuidados extras de acesso, sigilo e segurança — e regras próprias de guarda, que explicamos mais abaixo.

Por que podemos tratar esses dados

Nada é tratado sem um motivo legítimo. Em linguagem simples, os principais são:

• Para prestar o serviço — sem o cadastro do paciente, a agenda e o prontuário, a plataforma não funciona. É o que a lei chama de execução de contrato.
• Para a clínica cumprir seu papel de saúde — o prontuário e as informações clínicas existem para o cuidado do paciente por um profissional de saúde. É a base específica que a LGPD prevê para dados sensíveis (art. 11).
• Com consentimento, quando necessário — em alguns momentos pedimos uma autorização específica e destacada do paciente (o consentimento que a LGPD exige para dado de saúde), como antes de gravar e transcrever o áudio da consulta ou ao preencher a anamnese.
• Para cumprir obrigações e proteger todos — guardar registros de acesso e o prontuário pelo prazo exigido é uma obrigação legal, não uma escolha.

Seus direitos

Todo titular de dados tem direito de saber o que é guardado sobre ele e de pedir mudanças. Na prática, você pode pedir:

• Acesso — saber quais dados existem e como são usados.
• Correção — ajustar informações incompletas ou erradas.
• Exclusão — apagar dados, quando não houver obrigação legal de mantê-los.
• Portabilidade — receber seus dados em formato que dá para levar para outro lugar.
• Informação sobre compartilhamento — saber com quem os dados são compartilhados.

Como pedir:

• Se você é paciente, fale com a sua clínica — ela é a dona (controladora) dos seus dados e conduz o pedido.
• Se você é a clínica e a dúvida é sobre os dados da sua conta na Vittz, ou para acionar nosso encarregado, use o canal [email protected] (encarregado: Pedro Henrique de Almeida e Silva).

Prontuário não some da noite para o dia

Mesmo com pedido de exclusão, o prontuário precisa ser mantido pelo prazo legal (veja abaixo). Nesse caso, a lei de guarda do prontuário fala mais alto que o pedido de apagar.

Pacientes crianças e adolescentes

Quando o paciente é menor de idade, a lei pede um cuidado extra e, muitas vezes, a autorização de um dos pais ou do responsável legal. Como quem cuida dos dados do paciente é a clínica, é ela que fica responsável por obter essa autorização quando necessário. A Vittz oferece o espaço para registrar o responsável legal.

Como protegemos

Segurança não é promessa — é como o sistema é construído. Alguns cuidados reais:

• Cada clínica isolada da outra — os dados de uma clínica nunca se misturam com os de outra; toda consulta ao banco filtra pela clínica antes de qualquer coisa.
• Controle de acesso por função — cada pessoa da equipe só enxerga o que a função dela permite, com permissões granulares por módulo.
• Trilha de auditoria — registramos quem fez o quê e quando (com o dado sensível ocultado no registro), o que ajuda em qualquer verificação.
• Certificados e assinaturas protegidos — certificados digitais ficam criptografados, e assinar um documento exige uma confirmação por código no WhatsApp.
• Criptografia e sanitização — chaves de pagamento e certificados ficam criptografados; todo texto rico é limpo para evitar conteúdo malicioso.
• Backup diário — uma cópia de segurança automática da base de dados, feita todos os dias e guardada por 7 dias.
• Consentimento antes de gravar — a gravação de áudio da consulta só acontece depois de um aviso e autorização explícita.
• Criptografia de ponta a ponta do trajeto — os dados trafegam por conexões protegidas (o cadeado do navegador) e ficam criptografados quando guardados.

Se algo der errado

Nenhum sistema é 100% imune. Se acontecer um incidente de segurança com risco relevante, a Vittz age rápido para conter e corrigir e cumpre as regras de comunicação da lei (LGPD). Quando o dado é de paciente, a Vittz avisa a clínica (a dona dos dados) em até 48 horas desde que souber do incidente, e a clínica conduz os avisos às pessoas e à autoridade (ANPD). Quando o dado é da conta ou da equipe, quem avisa a ANPD e as pessoas é a própria Vittz.

Sobre cookies

Nas páginas públicas — site, blog e esta Central de Ajuda — não usamos cookie de análise nenhum: só contamos visitas de forma anônima, e aqui guardamos localmente apenas a sua preferência de tema claro ou escuro. Dentro do aplicativo, além do necessário para manter você logado com segurança, a ferramenta de análise de uso guarda um identificador de sessão. Não usamos cookies de publicidade nem rastreamento entre sites.

Por quanto tempo guardamos

Cada tipo de dado tem um prazo, e boa parte deles é definida por lei, não por nós:

• Prontuário e dados clínicos — 20 anos a partir do último registro, por exigência legal (Lei 13.787/2018) e do conselho de medicina (Res. CFM 1.821/2007). Para clínicas de odontologia, o dever de guarda vem do Código de Ética Odontológica (Res. CFO 118/2012).
• Trilha de auditoria — 5 anos a contar da data da ação, com limpeza automática depois disso.
• Após o fim do contrato — os dados sob controle da clínica ficam disponíveis para exportação por 90 dias, e depois são eliminados em até 30 dias (a trilha de auditoria segue o prazo legal).
• Gravações de sessão do aplicativo — 30 dias, e depois são apagadas automaticamente.
• Links públicos de anamnese — expiram sozinhos em 72 horas.
• Links de convite e de assinatura — 7 dias. Verificação de email — 24 horas. Redefinição de senha — 1 hora.
• Dados financeiros — a clínica costuma mantê-los pelo prazo fiscal/contábil (geralmente 5 a 10 anos no Brasil); a Vittz não apaga sozinha.
• Cópias de segurança da base de dados — 7 dias, e depois expiram automaticamente.

Com quem compartilhamos

A Vittz não vende dados. O que existe são parceiros de tecnologia que ajudam a plataforma a funcionar — cada um recebe só o necessário para a função dele:

• Infraestrutura e banco de dados — para guardar e processar os dados com segurança, incluindo a cópia de segurança diária da base.
• Armazenamento de arquivos — para guardar os arquivos da plataforma (documentos, imagens, áudios).
• Envio de emails — para lembretes, recibos e mensagens de suporte.
• WhatsApp — para as mensagens entre clínica e paciente (lembretes, confirmações).
• Pagamentos — para gerar cobranças (PIX, boleto, cartão) e a assinatura do plano.
• Recursos de inteligência artificial — provedores de modelos para a assistente da plataforma, o resumo clínico e a transcrição do áudio da consulta, quando você usa esses recursos; nada disso serve para treinar modelos.
• Análise de uso e monitoramento — para medir o uso do produto, gravar a sessão da equipe e acompanhar os registros técnicos do servidor, sempre para diagnóstico e suporte.
• Triagem dos chamados de suporte — quando você abre um chamado, ele passa por uma triagem técnica apoiada em inteligência artificial antes de chegar a uma pessoa. Quem responde é sempre alguém da nossa equipe.
• Assinatura digital (ICP-Brasil) — para dar validade jurídica aos documentos assinados.

Ao abrir um chamado, não escreva dados de paciente

Descreva o problema pela tela, pela ação e pela mensagem de erro — evite nome, CPF ou informação clínica de paciente na descrição. O conteúdo do chamado é enviado para a triagem automatizada, e esse é o cuidado mais simples para manter o dado do paciente fora dela.

Vários parceiros ficam fora do Brasil

A maior parte desses parceiros processa dados nos Estados Unidos — inclusive o banco de dados, os backups, os recursos de inteligência artificial, a análise de uso e a triagem de chamados. Nesses casos, a transferência segue as regras da LGPD para transferência internacional. A lista por categoria, com a finalidade e o país de cada uma, fica na seção 6 da Política de Privacidade; a clínica pode pedir a relação nominal ao nosso Encarregado.

Documentos completos

Esta página é um resumo em linguagem simples. Para os detalhes formais, consulte:

• Política de Privacidade — o documento completo, com todos os dados tratados, parceiros e prazos.
• Termos de Uso — as regras de uso da plataforma e as responsabilidades de cada parte.