Sala de espera, check-in e lista de espera

A sala de espera é a visão da recepção sobre quem já chegou: quem está aguardando, há quanto tempo, e quem já foi chamado para o atendimento. Ela funciona em tempo real — o que a recepção registra aparece na hora para o profissional, e vice-versa.

Registrar a chegada de um paciente

Quando o paciente chega, clique com o botão direito no agendamento (ou toque e segure no tablet) e escolha Paciente chegou. Isso:

registra o horário exato da chegada;
confirma o agendamento, se ainda estava como Agendado (chegar é confirmar);
avisa o profissional responsável com uma notificação (“Maria chegou”).

Só é possível registrar a chegada de agendamentos de hoje que tenham paciente vinculado e ainda estejam abertos. Bloqueios não entram na sala de espera.

Errou? No mesmo menu, Desfazer chegada volta o agendamento ao estado anterior.

Acompanhar a sala de espera

Na agenda, clique no ícone de poltrona na barra da busca (depois do funil) — ou tecle E. O número em cima do ícone é quantos pacientes aguardam ser chamados. O painel suspenso tem duas listas. Se a agenda estiver filtrada por profissional, procedimento, tipo ou busca, o painel mostra apenas as pessoas que se encaixam nos filtros, e o número no ícone acompanha. Quando o filtro esconde alguém, um aviso conta quantos ficaram de fora (por exemplo, “3 pacientes aguardando com outros profissionais.”). Ver tudo abre a lista completa, sem os filtros da agenda.

Aguardando — em ordem de chegada, com o procedimento, o horário marcado, o horário em que chegou e há quanto tempo espera. O tempo fica em amarelo depois de 15 minutos e em vermelho depois de 30. Ao lado do tempo aparece a foto do profissional (ou as iniciais, na cor dele); passe o mouse sobre ela para ver o nome. No menu ⋮ de cada linha (o botão direito ou um clique na linha também abrem), Chamar marca que o profissional levou o paciente para o atendimento; Desfazer chegada corrige um registro errado.
Em atendimento — quem já foi chamado. Concluir, no mesmo menu, abre a conclusão do atendimento, como de costume.

Ver tudo, no rodapé do painel, abre a mesma lista em uma janela maior, para recepções movimentadas.

No calendário, o agendamento de quem está aguardando ganha um ponto piscando no canto; quem já foi chamado ganha um anel.

Lista de espera

Alguém quer um horário antes do que conseguiu, ou ainda não tem horário nenhum? Anote na lista de espera: o ícone de ampulheta, ao lado da poltrona — ou tecle L — abre um painel igual ao da sala de espera. O número em cima do ícone é quantas pessoas estão na lista.

Adicionar abre uma ficha no mesmo formato do novo agendamento: profissional, paciente e, se quiser, o procedimento. Os leads do Comercial aparecem no mesmo campo do paciente, com a estrela no canto da foto. A janela de horário que a pessoa prefere (“manhã”, “depois das 18h”) e a observação ficam em Mais detalhes. No topo da lista de procedimentos, Novo procedimento (ou Criar o primeiro procedimento, quando a clínica ainda não tem nenhum) abre a janela de novo procedimento ali mesmo, por cima da ficha: o que você já preencheu continua lá, o nome digitado na busca já vem preenchido e, ao salvar, o procedimento fica selecionado. Sem permissão para cadastrar procedimentos, a lista vazia pede para falar com um administrador.
A lista fica em ordem de chegada. Cada linha mostra o procedimento e a janela de horário desejados e, ao lado de há quanto tempo a pessoa está na lista, a foto do profissional — passe o mouse para ver o nome. No menu ⋮ de cada linha, Subir e Descer reordenam e Remover da lista tira a pessoa. Ver tudo abre a lista completa com busca por nome.
Quando abrir uma vaga, olhe a lista, ligue para quem está no topo e marque o horário normalmente. Depois, remova a pessoa da lista.

A lista é um lembrete da recepção: ela não muda agendamentos nem avisa o paciente sozinha.

No aplicativo do celular, a poltrona e a ampulheta ficam na mesma caixa da busca e abrem os mesmos painéis de baixo para cima, com os mesmos números, avisos de filtro, menus ⋮, Ver tudo e Adicionar.

Check-in pelo QR da recepção

O paciente pode registrar a própria chegada apontando a câmera do celular para um QR no balcão:

Defina o Endereço público da clínica em Configurações → Clínica, se ainda não tiver um — veja dados da clínica. O link de agendamento e a integração Landing Page também dependem dele.
Abra Configurações → Cadastros → Agenda e clique em Check-in por QR.
Clique em Gerar link. O endereço usa o endereço público da clínica (vittz.com.br/clinica-illumina/checkin/{código}). Clique no link para copiá-lo, ou use o ícone de download ao lado do QR para baixar o PNG e imprimir para o balcão.
O paciente escaneia, digita o telefone do cadastro e toca em Avisar que cheguei — a chegada entra na sala de espera com a marca de QR, e o profissional é avisado.

Logo depois de registrar a chegada, a tela do paciente aproveita a espera:

Completar cadastro — se faltarem dados no cadastro (CPF, data de nascimento ou endereço), aparece um botão que leva ao formulário de completar cadastro, o mesmo enviado por WhatsApp. Leva menos de dois minutos e evita perguntas no balcão.
Wi-Fi da clínica — no rodapé da tela, um QR do Wi-Fi; o paciente toca e segura o código (Google Lens, Fotos da Apple) e o celular entra na rede sem digitar senha. Configure em Check-in por QR, nos campos Rede do Wi-Fi e Senha do Wi-Fi (Salvar); deixe em branco para não mostrar.

O QR aceita a chegada de 1h30 antes até 1h depois do horário marcado. Se o telefone não bater com nenhum agendamento de hoje, a página só pede que o paciente fale com a recepção — ela nunca mostra dados de ninguém.

Essa configuração pede a permissão Configurações → Agenda → Gerenciar; registrar chegadas e chamar pacientes usa a permissão de editar agendamentos.