WhatsApp

Com o WhatsApp da clínica conectado à Vittz, toda a equipe atende no mesmo lugar: as conversas com pacientes e leads chegam direto no sistema, ao lado da agenda e do cadastro de cada um. Nada de celular passando de mão em mão na recepção.

Os envios pontuais da equipe — anamnese, cadastro, orçamento, indicação, documento, recibo, cobrança e pedido de compra — não dependem desse número: se o WhatsApp da clínica não estiver conectado, a Vittz envia pelo número dela. Conversas, o robô e os avisos de consulta continuam precisando do WhatsApp da clínica.

Onde ficam as conversas

Enquanto houver mensagem esperando você, a aba do navegador mostra a quantidade no título, como (3) Vittz, e um ponto azul no ícone — dá para perceber uma mensagem nova mesmo trabalhando em outra aba.

Clique no botão Chat, no canto inferior direito de qualquer tela — o número em vermelho mostra quantas mensagens não lidas você tem. Quando um paciente manda mensagem para o número da clínica, a conversa aparece automaticamente na lista. Para começar você mesmo, use o botão Nova conversa e busque o paciente ou lead pelo nome — ou digite um número de telefone para abrir uma conversa nova.

Contato sem cadastro: salvar como lead, paciente ou fornecedor

Um número que escreve pela primeira vez aparece com um ponto de interrogação (?) no canto da foto do contato, na lista de conversas e no topo da conversa: é um contato que ainda não está cadastrado. Um toque no ? do topo da conversa abre o cadastro de lead já preenchido com o nome e o telefone do WhatsApp — o caminho mais comum. Para as outras situações, abra o menu ⋮ e use Salvar como: Lead, Paciente (cadastro rápido com nome e telefone) ou Fornecedor (para representantes e distribuidores que falam com a clínica pelo mesmo número). Se o telefone já pertencer a alguém cadastrado, o mesmo menu oferece Vincular a {nome} antes de Cadastrar novo — assim a conversa passa a apontar para o registro certo sem duplicar ninguém. As opções aparecem conforme as suas permissões de criar leads, pacientes e fornecedores. Salvar como Lead cadastra a pessoa em Pacientes, com a situação Lead, e abre uma oportunidade para ela no Comercial.

Depois de salvo como lead, o ? vira uma estrela no canto da foto — é assim que os leads se destacam na lista de conversas. Pacientes (Ativo ou Inativo) e fornecedores não levam marca nenhuma. No aplicativo de celular, a mesma estrela ou o mesmo ? fica no canto da foto. A estrela também marca a foto de todo lead fora do chat: na lista de pacientes, na ficha, na escolha do paciente ao agendar e na agenda. O cartão do contato e a lista de conversas mostram se a pessoa é Lead ou Paciente pela situação do cadastro dela. Se o contato for um lead, Ir ao lead (no menu da conversa e no ⋮ do cabeçalho) abre o Comercial com a janela da oportunidade aberta e o cartão marcado em azul, ou a ficha da pessoa quando não há oportunidade para abrir.

Se o contato for um paciente (Ativo ou Inativo) que volta interessado em um tratamento novo, use Nova oportunidade no ⋮ do cabeçalho: abre a mesma janela da seção Comercial da ficha — origem, temperatura, valor estimado, responsável e uma Primeira nota, que fica em Atividades — e a oportunidade entra no funil do Comercial já ligada a ele. A opção só aparece enquanto a pessoa não tem uma oportunidade em andamento (com uma aberta, Ir ao lead leva até ela) e para quem pode criar leads.

Filas e filtros

No topo da lista, os filtros Meus, Departamento e Todos separam as conversas pelas quais você é responsável, as do seu departamento e todas as da clínica. O funil ao lado da busca abre submenus, cada um com campo de busca e um Limpar filtro próprio: Contatos (o contato é um paciente, um lead — pela situação do cadastro — ou ainda não tem cadastro), Departamentos (conversas atribuídas a um ou mais departamentos), Responsáveis (conversas atribuídas a um ou mais colegas), Tipos (conversas individuais ou grupos), Situações (Não lidas, Sem responsável, Abertas, Em atendimento e Fechadas) e Tags (as etiquetas da clínica — a conversa entra se ela mesma, o paciente ou o lead dela tiver a tag). No fim do funil, Configurações reúne a Visão (Lista, Quadro de atendimentos ou Relatório de atendimento) e Exibir tags, que mostra as etiquetas de cada conversa logo abaixo da última mensagem; são preferências suas, não filtros. Todos se combinam entre si e com os filtros do topo; Limpar filtros zera todos. A busca Pesquisar conversas encontra qualquer contato pelo nome, e dentro de cada conversa você também pode pesquisar mensagens antigas. Nas duas buscas valem os filtros de: (quem enviou — de:ana ou de:"Ana Souza"), tem: (foto, documento, áudio, vídeo, anexo ou link), desde: e até: (um dia, um mês ou um ano: desde:01/09/2026, até:09/2026, desde:2024). Na busca dentro da conversa cada filtro vira uma etiqueta removível abaixo do campo. Nas duas buscas dá para buscar só com filtros, sem texto — tem:documento lista os documentos recentes, de:ana o que a Ana mandou (na lista, olhando as conversas mais recentes).

Nota interna com @menção

Numa nota interna (cadeado fechado), digite @ e o nome de qualquer colega da clínica. As primeiras opções da lista são @aqui (todos que acompanham a conversa) e os departamentos (todos os membros) — cada pessoa recebe a menção como se tivesse sido citada pelo nome. Além da notificação no sino, a pessoa passa a acompanhar a conversa: ela entra na fila Meus dela (sem virar responsável, como quem acompanha um grupo) e aparece no topo, em Aguardando você, com uma marca @ azul, até ela abrir. Qualquer conversa também pode ser acompanhada pelo menu (botão direito → Acompanhar conversa) e deixada com Deixar de acompanhar.

Relatório de atendimento

O cartão Atendimento da página inicial mostra o pulso do WhatsApp — conversas em aberto, pacientes esperando resposta há mais de 15 minutos, a mediana da primeira resposta de hoje e os atendimentos finalizados hoje — e Ver relatório abre a página Atendimento: escolha Hoje, 7 dias ou 30 dias e filtre por departamento ou atendente para ver quantos atendimentos abriram e foram respondidos, o tempo da primeira resposta (mediana e média), a duração até o encerramento, o volume por hora do dia, o ranking por atendente e por departamento e os motivos de encerramento. Cada atendimento conta do momento em que abre (o paciente escreve, o robô passa a conversa ou você reabre) até o Finalizar.

Quadro de atendimentos

Na página do chat, o funil → Configurações → Visão → Quadro abre o Quadro de atendimentos: as conversas do WhatsApp em colunas — Com o robô, Abertas, Em atendimento e Fechadas. Arraste um cartão para Em atendimento para assumir, para Fechadas para finalizar, ou de Fechadas para Em atendimento para reabrir; as demais combinações não valem. Clique em um cartão para abrir a conversa no chat flutuante (minimizada), sem sair do quadro; Lista volta à lista.

Número de protocolo

Ligue Número de protocolo em Configurações → Cadastros → Chat → Definições (vem desligado) e cada atendimento ganha um número no formato AAAAMMDD-NNN — a data e a ordem do dia na clínica. O paciente recebe o número na abertura (“Seu atendimento foi registrado com o protocolo…”) e no encerramento; o cabeçalho da conversa mostra o número ao lado do telefone, e digitá-lo na busca da lista abre a conversa. Um novo atendimento (o paciente escreve depois de um encerramento, ou você reabre) recebe um novo número.

Campanhas

No topo da lista de conversas, o menu ⋮ Mais ações (no fim da busca) → Campanhas abre as campanhas: um envio em lote para contatos que já conversaram com a clínica — retorno vencido, aviso de recesso, novidade. Em Nova campanha, dê um nome, escreva a mensagem (com {nome}, {primeiro_nome} e {clinica}) e escolha o público pelos mesmos filtros da lista (Tags, Contatos, Situações); a prévia mostra quem vai receber. Se a clínica ainda não tiver tags, uma linha abaixo da contagem de contatos leva para Configurações → Cadastros → Geral → Tags (perguntando antes de descartar o que você já preencheu). Regras para proteger o número da clínica: no máximo 100 contatos por campanha, 10 envios por minuto, cada contato recebe uma campanha a cada 7 dias (quem recebeu há pouco aparece riscado) e, se mais de 20% dos envios falharem, a campanha pausa sozinha — dá para retomar, pausar ou cancelar o que falta pelo próprio cartão. Cada mensagem entra na conversa do contato como uma mensagem sua, então a resposta chega na lista normalmente; clique na campanha para ver o relatório contato a contato.

Silenciar por um tempo

No menu da conversa (botão direito), Silenciar oferece 1 hora, 8 horas, 1 semana ou Sempre. O sininho cortado na lista mostra até quando ao passar o mouse; para voltar antes, Reativar notificações.

Arquivar

Salvar (menu de uma mensagem, ao lado de Fixar) guarda a mensagem só para você — diferente de fixar, que vale para toda a equipe na conversa. Ao lado do horário da mensagem aparecem os marcadores: alfinete azul (fixada), marcador amarelo (salva) e lista vermelha (pendência em aberto); passe o mouse para ver o que cada um significa. O menu ⋮ Mais ações, no fim da busca da lista de conversas, abre Mensagens salvas, com tudo o que você salvou em qualquer conversa; clicar em um item abre a conversa naquela mensagem, e passar o mouse mostra Remover dos salvos.

Tags (botão direito na conversa da lista, logo abaixo de Adiar) abre o catálogo da clínica para marcar ou desmarcar etiquetas na própria conversa; as tags do paciente ou do lead ligado a ela aparecem junto no cabeçalho da conversa e se gerenciam na ficha. O catálogo é o mesmo de Configurações → Cadastros → Geral → Tags, incluindo subtags — cada uma aparece logo abaixo da tag principal nesse submenu e no submenu Tags do filtro (marcar a principal no filtro também traz conversas com qualquer uma das subtags); enquanto a clínica não tiver nenhuma tag, o submenu mostra Nenhuma tag cadastrada e, para quem pode criar tags, um clique abre a janela Nova Tag ali mesmo — a tag criada já fica marcada na conversa.

Bloquear contato (botão direito na conversa da lista, no grupo final do menu) corta a conversa com aquele número: o que ele mandar deixa de entrar na Vittz, o campo de mensagem trava (notas internas continuam) e o cabeçalho mostra Bloqueado; a Vittz também pede ao WhatsApp para bloquear o número. Desbloquear contato desfaz tudo.

Se o número do contato não tem WhatsApp, o cabeçalho da conversa e a ficha da pessoa mostram o selo sem WhatsApp. A Vittz para de tentar enviar lembretes e confirmações para esse número por 7 dias e depois tenta de novo. Salvar o telefone no cadastro (mesmo sem mudar) ou receber uma mensagem da pessoa por esse número faz a Vittz voltar a enviar na hora.

Exportar (menu ⋮ da conversa) baixa a conversa inteira em um arquivo — data, quem falou e o texto de cada mensagem, com as notas internas e os eventos marcados — para anexar ao prontuário ou guardar.

Arquivar (botão direito na conversa da lista, último item do menu) tira a conversa da lista sem prazo: ela volta sozinha quando o paciente escrever ou quando alguém da clínica responder a ele (uma nota interna não desarquiva). Para ver as arquivadas, use Situações → Arquivadas; Desarquivar traz de volta na hora.

Adiar

Uma conversa que não precisa de resposta agora pode ser adiada: no menu da conversa na lista (botão direito) ou no menu da situação dentro da conversa, escolha Adiar → Em 1 hora, Amanhã às 08:00, Segunda às 08:00 ou Escolher data e hora…. Ela sai da lista para toda a equipe e volta como não lida no horário marcado (no topo de Aguardando você, se for sua). Se o paciente mandar mensagem antes, ela volta na hora. Para ver as adiadas, use o filtro Situações → Adiadas; para desfazer, Cancelar adiamento no mesmo menu.

Assumir, transferir e finalizar

No campo de mensagem, a estrelinha ao lado do raio das mensagens rápidas é o Sugerir resposta (IA): a Vittz lê as últimas mensagens (e o último resumo, se houver) e escreve a próxima resposta da clínica no campo — revise, ajuste e envie; nada sai sozinho. Precisa da permissão de IA e não aparece no modo de nota interna.

Para revisar o que você escreveu, selecione o texto no campo de mensagem e clique em Corrigir ortografia na barra que aparece acima dele: a Vittz reescreve o trecho em português correto, sem mudar o sentido, e mantém risadas, emojis, valores e horários como estão. A correção fica no campo para você conferir; nada é enviado sozinho (precisa da permissão de IA).

Ao Transferir, o botão Gerar com IA abaixo da observação escreve uma passagem de bastão em até três frases com o que foi conversado desde que você assumiu — revise e edite antes de enviar (precisa da permissão de IA).

No menu ⋮ da conversa, Responsável padrão abre uma janela igual à de transferir: escolha o departamento (obrigatório) e, se quiser, o colega dele com quem os próximos atendimentos daquele paciente vão entrar — quando ele escrever de novo depois de um encerramento, ou quando o robô passar a conversa. Ao escolher o departamento, o gerente dele já vem sugerido como responsável — limpe para a conversa entrar na fila do departamento. Sem responsável padrão, valem as regras da clínica: o profissional padrão da Central de Atendimento, senão o gerente do departamento padrão, senão a fila. Isso não muda quem está atendendo agora (para isso, Transferir ou Assumir).

Ao Finalizar, escolha o motivo (obrigatório: Consulta agendada, Não resolvido, Resolvido, Sem resposta ou Outro) e, se quiser, uma observação; o motivo fica registrado na própria conversa. Se houver um template de encerramento, ele é enviado ao paciente ao finalizar — e, se a clínica tiver um encerramento específico para o motivo escolhido (Configurações → Cadastros → Chat → Templates → Encerramento de atendimento, onde cada motivo aparece agrupado abaixo do encerramento com o seu próprio texto), vai esse. A mensagem não se edita na hora de finalizar: cada motivo tem o seu texto em Templates, e o status Ativo/Inativo do Encerramento de atendimento — ligado ou desligado no menu ⋮ da própria linha — vale para todos de uma vez. Enquanto outra pessoa da equipe estiver com a mesma conversa aberta, o avatar dela aparece no cabeçalho, ao lado dos botões — para ninguém responder em dobro.

1. Abra uma conversa e clique em Atender para assumir o atendimento.
2. Se o assunto for de outra área, use Transferir (no menu ⋮ da conversa) para enviá-la a outro departamento ou colega.
3. Ao terminar, clique em Finalizar — se a clínica tiver uma mensagem de encerramento configurada, ela é enviada ao paciente.
4. Precisou retomar? Reabrir atendimento traz a conversa de volta.

Mensagens rápidas e templates

Digite / no campo de mensagem, ou clique no raio ao lado do clipe, para abrir suas Mensagens rápidas — respostas prontas para as perguntas mais comuns. É o mesmo painel nos dois caminhos, na largura do campo: busque pelo código ou pelo texto, escolha com as setas e Enter ou clique; o + ao lado da busca cria uma mensagem nova na hora, o lápis que aparece ao passar o mouse edita a mensagem, e o X fecha. Dentro do texto, use variáveis que a Vittz preenche na hora de inserir: {nome} e {primeiro_nome} (do contato), {atendente} (você), {clinica}, {proxima_consulta} (data e hora da próxima consulta marcada), {doutor} (quem vai atender), {endereco} (o endereço da clínica), {orcamento} e {link_orcamento} (valor e link de aprovação do orçamento do paciente que ainda aguarda resposta). Toda clínica já começa com quatro mensagens prontas — Próxima consulta, Endereço, Orçamento e Confirmação — que usam essas variáveis; edite ou apague à vontade. Uma variável sem valor, como a próxima consulta de quem ainda não tem nada marcado, fica como está para você completar. Elas são cadastradas em Configurações → Cadastros → Chat, junto com os Templates, os modelos das mensagens automáticas de agendamento. Veja como funcionam os lembretes em confirmação por WhatsApp.

Pendências e resumo

No menu de uma mensagem, Marcar pendência cria uma tarefa presa à conversa (com prazo, se quiser). O botão de lista no cabeçalho mostra quantas estão abertas; clicar numa pendência leva à mensagem de origem, e o menu ⋮ da linha (o botão direito também abre) conclui ou exclui — o + no topo do painel cria outra. No menu ⋮ do cabeçalho, Resumir com IA gera três linhas — o que o paciente quer, o que foi combinado e o que está pendente — e as publica na conversa como uma nota do sistema, num cartão azul (enquanto gera, um cartão “Gerando resumo…” aparece acima do campo). Precisa da permissão de IA. O próximo resumo cobre só o que veio depois do anterior; numa conversa reaberta, só o atendimento atual.

Encaminhar

Ao Encaminhar uma mensagem, além das conversas abertas, a busca também encontra pacientes e leads que ainda não têm conversa: escolha um e a Vittz abre a conversa e envia a mensagem nela.

Fotos, áudios e documentos

Dá para arrastar um arquivo direto sobre uma conversa na lista: ela abre com o anexo pronto para enviar. Anexos escolhidos e ainda não enviados ficam guardados ao trocar de conversa (até você recarregar a página), e a lista mostra Rascunho: com a quantidade de anexos.

Envie e receba imagens, vídeos, documentos e áudios — inclusive gravando áudio na hora, direto do sistema. Dá para anexar até 10 arquivos em uma mesma mensagem, e a galeria da conversa reúne todas as mídias trocadas. Os vídeos e arquivos que o paciente envia entram no chat; só os enormes demais, ou os que não deram para salvar, aparecem como um aviso para abrir no WhatsApp do celular, em vez de a mídia sumir; a legenda que o paciente escreveu continua logo abaixo do aviso. O ícone de pino ao lado do clipe envia a localização da clínica como um mapa no WhatsApp do paciente — ele aparece quando o endereço da clínica tem a posição marcada no mapa em dados da clínica. Uma localização recebida do paciente aparece como um cartão com Abrir no mapa.

Grupos de WhatsApp

Você também pode criar grupos de WhatsApp com pacientes ou leads e acompanhar as mensagens pela Vittz. Colegas de equipe podem seguir um grupo pela opção Acompanhar grupo na lista de conversas.

Atalhos de teclado

Para trabalhar a fila sem tirar a mão do teclado:

• Enter envia; Shift+Enter quebra a linha.
• Ctrl+Enter (ou Cmd+Enter no Mac) envia o texto como nota interna para a equipe, sem trocar o modo do campo.
• Esc no campo vazio volta para a busca da lista (no celular, volta para a lista). Se houver uma resposta ou anexo pendente, o Esc limpa isso primeiro.
• Alt+↑ / Alt+↓ abre a conversa anterior / seguinte da lista.
• Alt+1 / Alt+2 / Alt+3 abre a primeira, segunda e terceira conversa fixada — o atalho aparece ao lado do alfinete na lista.
• Uma conversa com mensagens não lidas abre direto na primeira mensagem nova, marcada por Novas mensagens.

A busca da lista também procura dentro das mensagens: digite duas letras ou mais e, abaixo das conversas, aparece a seção Mensagens com os trechos encontrados em qualquer conversa que você pode abrir. Clicar num trecho abre a conversa já posicionada naquela mensagem.

No aplicativo do celular

No navegador do celular, o topo da conversa mostra o nome e o telefone (o tipo de contato e as tags aparecem na tela maior) e a barra do campo de mensagem mostra só os ícones: o cadeado alterna entre WhatsApp e Nota interna e o círculo abre a situação da conversa.

No aplicativo, a aba Chat abre a mesma lista do sistema: Mensagens, a busca com o funil (os mesmos Contatos, Departamentos, Responsáveis, Tags, Tipos e Situações, e Configurações → Exibir tags), o ⊕ para uma nova conversa e o ⋮ com as Mensagens salvas. Logo abaixo ficam Meus, Departamento, Todos e o ícone de Internos, cada um com o número de conversas não lidas. Cada conversa mostra a foto com o anel da situação (laranja aberta, azul com o bot, verde em atendimento), quem é o responsável e o contador de não lidas; as que esperam por você aparecem primeiro em Aguardando você. Toque na foto para ampliar e segure uma conversa para abrir o mesmo menu do sistema: acompanhar, marcar como lida ou não lida, fixar, silenciar, adiar (com Escolher data e hora…), tags (sem nenhuma tag cadastrada, dá para criar a primeira ali mesmo), Criar lead para um contato sem cadastro, arquivar e bloquear. Com duas letras ou mais na busca, aparecem também os trechos de Mensagens encontrados em qualquer conversa; tocar num trecho abre a conversa naquela mensagem. Ao abrir uma conversa, o topo é o mesmo do sistema: a foto com o anel da situação, o nome e o telefone (com o protocolo e o “Adiada até”, quando houver) e, à direita, a busca (a mesma do sistema: o número de resultados, as setas para passar de um trecho a outro e os filtros de:, tem:, desde: e até:; tocar num resultado leva à mensagem sem fechar a busca), as Mensagens fixadas, as Pendências (com o número das abertas e o ⊕ para marcar uma nova), a galeria (Mídia, Arquivos e Áudio, como no sistema) e o ⋯ com o mesmo menu do sistema: Responsável padrão, Mensagens agendadas, Silenciar, Resumir com IA, Sobre o grupo (nos grupos), Nova oportunidade (para um paciente sem oportunidade em andamento), Salvar como lead, paciente ou fornecedor (ou vincular a quem já tem o telefone; o ? no canto da foto salva como lead com um toque) e Exportar, que no celular abre o compartilhar com o texto da conversa. As mensagens seguem o visual do sistema: segure uma mensagem para reagir, responder, encaminhar (para várias conversas de uma vez), copiar, baixar, transcrever ou resumir um áudio com IA, editar (no próprio balão), marcar uma pendência, fixar, salvar ou excluir; toque duas vezes ou arraste a mensagem para a direita para responder (o celular vibra de leve quando a resposta está pronta para soltar), e toque numa foto para ampliar: com dois dedos você dá zoom e arrasta a foto, um toque duplo aproxima ou volta ao tamanho normal, e arrastar para baixo fecha. O campo de mensagem também é o do sistema: o cadeado alterna para Nota interna; o círculo da situação abre Atender, Transferir, Finalizar (com o motivo), Reabrir e Adiar; o raio ou / abre as respostas rápidas (o ⊕ cria uma nova e o lápis edita, com código, conteúdo, cor e ícone); @ menciona um colega; selecione um trecho para formatar ou corrigir a ortografia; o microfone grava um áudio que você ouve (ou converte em texto) antes de enviar; e o texto que você começou fica guardado como rascunho. O ⊕ troca a lista pelos Contatos (pacientes, leads — com a estrela no canto da foto — e equipe; digite um telefone para iniciar uma conversa nova, ou toque no ícone de pessoas para montar um grupo) e o ⋮ também abre as Campanhas, com criação, resultado, pausa e cancelamento. Por enquanto, só os atalhos para o paciente ou o lead ficam no sistema pelo navegador.

WhatsApp desconectado

Se o número da clínica cair, Configurações → Integrações mostra o selo Desconectado. Na lista de conversas aparece um aviso em laranja no topo — clique nele para ir direto às Integrações e ler o QR. Dentro da conversa, o campo passa sozinho para Nota interna (cadeado fechado, borda vermelha) e fica assim até a sessão reconectar — dá para registrar notas para a equipe normalmente, mas nada vai para o paciente. O histórico continua visível. No celular, o aviso pede para reconectar em Configurações no computador.

Se o WhatsApp da clínica estiver desligado (a integração foi parada, não só a sessão caiu), os lembretes e as confirmações de consulta não são enviados. Quem gerencia a integração recebe o aviso WhatsApp da clínica desligado, com um atalho para ligar de novo em Configurações → Integrações. Os envios pontuais da equipe (anamnese, cadastro, documento) continuam saindo pelo número da Vittz.

Nota

Para usar o WhatsApp na Vittz, o número da clínica precisa estar conectado — veja integrações. As conversas internas da equipe ficam no chat interno.