Fornecedores e pedidos de compra

O Estoque da Vittz guarda um cadastro de fornecedores e leva você por todo o ciclo de compra: monte o pedido, envie ao fornecedor e receba os materiais — manualmente ou pela nota fiscal — sempre atualizando o estoque.

Cadastro de fornecedores

Os fornecedores ficam em Configurações → Cadastros → Estoque → Fornecedores. Cada fornecedor tem um nome (obrigatório) e, opcionalmente, CNPJ, telefone, email e observações. O CNPJ, o telefone e o email são validados quando você os preenche. O nome e o CNPJ não podem se repetir entre os fornecedores ativos.

A Vittz também cria fornecedores sozinha: sempre que você importa uma NF-e, o fornecedor da nota é registrado automaticamente (identificado pelo CNPJ e, na falta dele, pelo nome). Assim, mesmo antes de você cadastrar alguém à mão, os fornecedores das suas notas já aparecem na lista.

Histórico de compras

Ao abrir um fornecedor cadastrado para edição, aparece a seção Histórico de compras: cada material que a clínica já comprou dele, com o custo unitário, a quantidade, a data e o número da NF-e, do mais recente para o mais antigo. Esse histórico é montado a partir das notas fiscais confirmadas ligadas ao fornecedor (pelo CNPJ ou pelo nome), então ele se preenche sozinho conforme você importa NF-es. Enquanto não houver compras, a seção mostra “Nenhuma compra registrada”.

Pedidos de compra

A lista de pedidos fica em Estoque → Pedidos de compra (/estoque/pedidos). Cada pedido mostra o fornecedor, o status, o total estimado e a data prevista, e você pode filtrar por status. O botão Novo pedido abre um rascunho em branco.

Criar um pedido do zero

No rascunho, você monta o pedido com uma linha por material (o mesmo material não pode se repetir no pedido). A quantidade é informada na unidade do próprio material; quando o material tem uma unidade de compra configurada, aparece uma legenda com o equivalente na unidade de compra (por exemplo, “≈ 2 cx”) para ajudar você a pensar em caixas. Você pode informar um custo estimado por unidade, em reais — e a Vittz soma o total estimado do pedido. Um pedido comporta até 500 itens.

Você também cadastra um fornecedor sem sair do pedido. Com fornecedores já cadastrados, a lista do campo Fornecedor traz Novo fornecedor no topo — o nome que você digitou na busca já vem preenchido. Se ainda não houver nenhum, o campo dá lugar ao aviso Nenhum fornecedor cadastrado, e um clique nele faz o mesmo. Nos dois casos, a tela de fornecedor abre por cima do pedido e, ao salvar, o fornecedor novo já fica escolhido, sem perder os itens do rascunho. Sem permissão para gerenciar compras, o aviso pede para falar com um administrador.

Gerar um pedido a partir do painel

No painel do Estoque, os cartões Para repor e Sem estoque têm um atalho Gerar pedido. Ele abre um rascunho já preenchido com todos os materiais naquela situação — não só os que aparecem na amostra do cartão — e uma quantidade sugerida para cada um: a diferença entre o estoque atual e o ideal cadastrado (ou o mínimo, quando não há ideal). Esse atalho aparece para quem tem permissão de gerenciar compras. Veja mais sobre os cartões do painel na visão geral do Estoque e nos alertas de estoque.

Status do pedido

Um pedido passa por: Rascunho → Enviado → Recebido parcialmente → Recebido. Ele pode ser Cancelado enquanto estiver como rascunho, enviado ou recebido parcialmente. Só o rascunho é editável — depois de enviado, o pedido passa a registrar o recebimento. Cancelar apenas interrompe o pedido; não desfaz o estoque que já entrou nos recebimentos anteriores.

Enviar o pedido ao fornecedor

No pedido em rascunho, o botão Enviar abre a tela “Enviar ao fornecedor” e marca o pedido como enviado. Se o fornecedor tem um telefone cadastrado, você pode ligar Enviar pelo WhatsApp — a mensagem sai pelo WhatsApp da clínica quando ele está conectado, ou pelo número da Vittz se não estiver. A mesma mensagem pode ser copiada com o botão “Copiar mensagem” e colada onde você quiser. A mensagem traz o nome da clínica, a lista de itens (até 20, com um “… e mais X itens” quando passa disso) e o total estimado quando há custos informados.

Receber os materiais

Há dois caminhos para receber um pedido, e os dois atualizam o estoque.

Recebimento manual

No pedido enviado, o botão Receber itens abre a tela de recebimento. Você escolhe o depósito que vai receber e informa a quantidade recebida de cada item — já vem preenchida com o que ainda falta. O recebimento pode ser parcial: o que você recebe vai se acumulando a cada vez, e a Vittz não deixa receber mais do que foi pedido. Cada item recebido vira uma movimentação de entrada confirmada, atualizando o estoque e o custo médio do material. Quando todos os itens são recebidos, o pedido fica como Recebido; enquanto faltar algo, fica Recebido parcialmente.

Recebimento pela NF-e

Quando os materiais chegam com nota fiscal, você recebe o pedido importando a NF-e. Na etapa de confirmação da importação, aparece a opção Vincular a um pedido de compra, com os pedidos que ainda estão abertos. Ao confirmar, os itens da nota abatem as quantidades do pedido (limitado ao que foi pedido — a NF-e é a fonte da verdade do estoque, e o pedido só acompanha o quanto já foi atendido) e o status do pedido avança. A tela da NF-e importada passa a mostrar Pedido de compra vinculado. Veja como importar uma NF-e em movimentações e lotes.

Conta a pagar do recebimento

No recebimento manual aparece o bloco Gerar conta a pagar — igual ao da importação de NF-e. Quando todos os itens que estão sendo recebidos têm um custo estimado, o bloco fica ativo: com ele ligado, a Vittz cria a despesa correspondente no Financeiro no mesmo passo — você informa o vencimento (já sugerido em 28 dias), a conta, a categoria de despesa e, se quiser, o centro de custo. Se algum item que está sendo recebido está sem custo estimado, o bloco aparece desativado, com o aviso “Todos os itens recebidos precisam de custo estimado para gerar a conta a pagar”, e você lança a conta manualmente. A conta a pagar gerada aparece nas contas a receber e a pagar. Quando o recebimento é pela NF-e, a conta a pagar segue o fluxo da própria nota.

Permissões

Para ver os fornecedores e os pedidos de compra, a pessoa precisa de permissão para ver compras.
Para cadastrar fornecedores e para criar, editar, enviar, receber ou cancelar pedidos, ela precisa de permissão para gerenciar compras.
Para receber um pedido (que mexe no estoque), ela também precisa de permissão para criar movimentações.
Para gerar a conta a pagar do recebimento, ela precisa de permissão para criar contas a pagar e para ver a configuração financeira (a conta, a categoria e o centro de custo).