Ficha do paciente

A ficha do paciente é o centro de tudo que envolve aquela pessoa na sua clínica. Em vez de buscar informações em lugares diferentes, você encontra o histórico completo em um só lugar — do cadastro aos pagamentos.

Como abrir a ficha

Na barra superior, abra Pacientes e clique no nome do paciente. No Comercial, o link Abrir ficha, na aba Visão Geral da janela da oportunidade, leva à mesma ficha.

A ficha de um lead

Todo lead do Comercial também tem ficha. No cabeçalho, o selo Lead e a estrela no canto da foto mostram que a pessoa ainda não fechou com a clínica. A ficha de um lead tem todas as seções de um paciente, então dá para adiantar o atendimento antes de o negócio fechar: enviar o link de anamnese, montar um orçamento, anexar e assinar documentos e cobrar um sinal no Financeiro.

A pessoa passa a ser paciente Ativo sozinha quando a oportunidade dela é marcada como Ganho ou quando ela aprova um orçamento (pelo link ou pela recepção). Uma consulta concluída não muda a situação: ela continua Lead até o negócio fechar.

Abas da ficha

Visão Geral — dados cadastrais, o cartão Continuidade, o cartão Próximo Agendamento, o cartão Indicações e o essencial da pessoa. Clique no CPF, ou com o botão direito no telefone ou no e-mail, para copiar; o próprio campo mostra Copiado por um instante. Se o telefone da pessoa não tem WhatsApp, o cartão mostra o selo sem WhatsApp e os avisos automáticos para esse número param por 7 dias (ou até o telefone ser salvo de novo no cadastro).
Comercial — as oportunidades da pessoa no funil comercial. Aparece sempre para um lead e, para um paciente Ativo ou Inativo, quando ele tem alguma oportunidade ou quando você pode criar uma.
Agendamentos — todos os horários, passados e futuros, com data, profissional, procedimento e situação (veja situações e edição). Avaliações marcadas enquanto a pessoa ainda é lead já aparecem aqui, e continuam depois que ela vira paciente. Abaixo, Materiais utilizados mostra o que foi consumido em cada atendimento (material, quantidade, unidade e lote) — a seção aparece para quem pode ver o estoque.
Anamnese — modelos aplicados, rascunhos e respostas do paciente. Veja anamneses e tags.
Documentos — arquivos anexados e documentos gerados (atestado, receita, termo, encaminhamento, contrato), com o selo Assinado quando couber. Veja anexos e documentos e assinatura.
Orçamentos — propostas de tratamento e aprovação online. Veja orçamentos.
Financeiro — o que foi cobrado, o que foi pago e o que ainda está em aberto.
Prontuário — evoluções, tratamentos e o odontograma (este último dentro da evolução). Aparece sempre, também para um lead, para o primeiro atendimento ser registrado. Veja evoluções clínicas e odontograma.

Cartão Continuidade

Na Visão Geral, o cartão Continuidade resume a relação da pessoa com a clínica em três linhas:

Paciente desde — o dia em que a pessoa virou paciente: quando a oportunidade dela foi marcada como Ganho ou quando ela aprovou um orçamento. Para quem foi cadastrado direto como paciente, ou importado por planilha, é o dia do cadastro. Enquanto a pessoa ainda é lead, a linha mostra Lead desde e o dia em que ela entrou na clínica.
Último atendimento — o atendimento concluído mais recente.
Próximo retorno — o próximo retorno marcado. Clique na data para abrir a Agenda nesse dia.

Seção Comercial

A seção lista as oportunidades da pessoa, da mais recente para a mais antiga. Cada linha mostra a origem e o valor estimado (por exemplo, Indicação · R$ 1.500,00), a data que importa para a etapa (Aberta em, Ganha em ou Perdida em), a etapa e, ao lado dela, a foto ou as iniciais do responsável — passe o mouse sobre ela para ver o nome.

No topo da seção, o campo de busca procura pela origem, pelo responsável, pelo valor e pela etapa. O funil no fim do campo filtra por Situações (Novo, Contatado, Qualificado, Proposta, Negociação, Ganho e Perdido).

No menu ⋮ de cada oportunidade, Atividades abre a linha do tempo dela, com as anotações — cada atividade mostra há quanto tempo aconteceu e a foto de quem a registrou (as automáticas, do bot, não mostram ninguém) — e Ir ao lead abre a oportunidade no Comercial. Clicar na linha abre esse mesmo menu. Os documentos comerciais (propostas, contratos) ficam na aba Documentos da ficha, junto com os demais.

O + dentro do campo de busca, depois do funil, cria uma Nova oportunidade e coloca a pessoa de novo no funil, por exemplo um paciente que volta para um tratamento novo. Ele exige a permissão de criar leads e fica desativado enquanto a pessoa tiver uma oportunidade aberta (que ainda não está em Ganho nem em Perdido): cada pessoa tem só uma aberta por vez.

As anotações comerciais ficam na oportunidade e nunca entram no prontuário, que é o registro clínico.

Encontrar um agendamento na ficha

Para achar um agendamento, use o campo de busca no topo da aba: ele procura pelo procedimento, pelo profissional, pelo tipo e pelas observações. O funil no fim do campo filtra por Situações (agendado, confirmado, concluído…), com as mesmas cores da Agenda, e por Profissionais. O campo de busca fica no lugar mesmo antes do primeiro agendamento — assim como nas abas comercial, de anamneses, documentos, orçamentos, financeiro e prontuário.

Nessas abas, os botões de ação ficam dentro do próprio campo de busca, depois do funil: o + cria um item novo (Nova oportunidade, Nova Anamnese, Novo Documento, Novo Orçamento, Nova Receita, Nova evolução) e, na aba Anamnese, o botão do WhatsApp envia o formulário para o paciente preencher. No topo da aba ficam só o título e a descrição — com exceção do lápis Editar paciente na Visão Geral e do Expandir / Recolher no Prontuário.

No aplicativo do celular

Em Mais → Pacientes, o aplicativo tem o mesmo módulo do navegador: o painel (números da base, crescimento, aniversariantes, cadastros incompletos), a lista com busca e filtros e a ficha com todas as abas — Visão Geral, Comercial, Agendamentos, Anamnese, Documentos, Orçamentos, Financeiro e Prontuário. As abas mudam pelo seletor logo abaixo do nome do paciente.

Algumas coisas funcionam um pouco diferente no celular:

Evolução e documentos usam o editor do próprio celular, com negrito, itálico, sublinhado, tachado, listas e alinhamento. Uma evolução feita no navegador com cor, realce, tamanho de fonte ou tabela abre só para leitura no celular, com o aviso Edite na versão web — assim nada do que foi escrito se perde. No Android, texto justificado também abre só para leitura.
Gravação da consulta continua com a tela bloqueada e enquanto você usa outras partes do aplicativo (uma pílula no topo mostra o tempo e leva de volta ao prontuário). Se o aplicativo fechar no meio, a ficha oferece Recuperar áudio na próxima vez. Os áudios gravados pelo computador também tocam no celular, inclusive os antigos.
Odontograma: role o gráfico para o lado; toque num dente para abrir os detalhes e segure para ver o resumo dele.
Assinaturas: as páginas aparecem em branco, no tamanho do documento — toque onde cada pessoa deve assinar; Abrir documento mostra o PDF para você achar a linha de assinatura.
Itens do orçamento mudam de ordem pelo menu do item (Subir / Descer).
Importar planilha fica só no navegador.

Ao sair da sua conta no aplicativo, os rascunhos de evolução e as gravações interrompidas guardados no celular são apagados.