Solicitar assinaturas

Depois de gerar um documento na aba Documentos da ficha do paciente, a Vittz reúne todas as assinaturas em uma única solicitação. Em vez de assinar cada parte separadamente, você escolhe quem precisa assinar — a empresa, os profissionais e o paciente — e envia tudo de uma vez. O documento fica pendente até que todas as assinaturas cheguem, e você acompanha cada etapa por um cartão de status.

O que é e quando usar

“Solicitar assinaturas” é o fluxo unificado de assinatura da Vittz. Use sempre que um documento gerado precisar da assinatura de mais de uma parte — por exemplo, um contrato ou um termo de consentimento (TCLE) que a clínica e o paciente precisam assinar, ou um documento clínico que exige a assinatura do profissional responsável.

A partir de uma solicitação, cada assinante recebe o que precisa: a empresa e os profissionais assinam com certificado digital ICP-Brasil, e o paciente assina eletronicamente por um link enviado ao WhatsApp.

Quem pode assinar

Uma solicitação pode combinar três tipos de assinante:

A empresa (clínica) — assina com o certificado e-CNPJ (ICP-Brasil) conectado à conta da clínica.
Os profissionais — cada profissional assina com o seu certificado e-CPF (ICP-Brasil).
O paciente — assina de forma eletrônica, pelo link recebido no WhatsApp, confirmando com um código enviado ao próprio número (não é certificado ICP-Brasil — veja a nota de validade jurídica abaixo).

Passo a passo

Na aba Documentos da ficha do paciente, gere ou abra o documento que precisa de assinatura.
No documento gerado, clique em Solicitar assinaturas.
O documento abre na tela. Toque na linha de assinatura e escolha, na lista que aparece, quem assina ali (veja a seção abaixo).
Repita para cada pessoa que precisa assinar e clique em Enviar solicitação.
O documento passa a ficar pendente até que todas as assinaturas escolhidas sejam concluídas.

Enquanto a solicitação segue aberta, você acompanha tudo pelo selo de status do documento, na lista da aba Documentos, e pelo cartão da solicitação, que traz cada assinante. O selo só informa, não abre nada: para abrir o cartão, use o menu ⋮ do documento e escolha Ver assinaturas. Nos primeiros segundos depois de enviar, a Vittz prepara o documento para receber as assinaturas e o cartão mostra Preparando o documento…; as assinaturas só começam quando ele fica pronto, e a tela se atualiza sozinha.

Posicionando o carimbo de cada assinante

Escolher quem assina e dizer onde a assinatura vai aparecer são a mesma ação — como em uma assinatura de documento no gov.br. Você marca cada assinatura direto no documento, e a solicitação só pode ser enviada depois que houver pelo menos um carimbo posicionado.

Toque na linha de assinatura: o carimbo aparece exatamente ali e a Vittz pergunta quem assina aqui. A lista traz o paciente, a clínica (e-CNPJ) e os doutores e a equipe (e-CPF), cada um com sua foto. Escolha e o carimbo fica no nome dessa pessoa; depois é só arrastá-lo para ajustar.
Quem não pode assinar continua aparecendo na lista, em cinza, com o motivo escrito logo abaixo do nome. Um profissional precisa ter permissão para assinar documentos, um certificado e-CPF ativo (não expirado) e um telefone cadastrado, para receber o código no WhatsApp. A clínica precisa de um e-CNPJ ativo (não expirado) e de pelo menos um administrador com telefone cadastrado, porque o código do e-CNPJ vai para os administradores. O paciente precisa de um telefone cadastrado. Se mesmo assim a solicitação for enviada, a Vittz recusa e diz quem não pode assinar e por quê. Quem já foi posicionado também fica em cinza — cada pessoa assina uma vez por documento.
Fechou a lista sem escolher ninguém? O carimbo é descartado. Para trocar o assinante de um carimbo já colocado, é só tocar nele de novo.
Documentos com mais de uma página aparecem inteiros, uma página abaixo da outra: role a tela e posicione cada carimbo onde fizer sentido — inclusive assinantes diferentes em páginas diferentes.
Para reposicionar, é só arrastar o carimbo — inclusive antes de escolher o assinante, enquanto a lista ainda está aberta. Para remover, use o X no canto do carimbo. Depois de enviar a solicitação, a lista de assinantes não pode mais ser alterada.
O carimbo do paciente diz Assinatura eletrônica; o da empresa e o dos profissionais dizem Assinatura digital, porque só essas são feitas com certificado ICP-Brasil.
Páginas giradas, ou com a margem de corte deslocada, não aceitam carimbo: a própria página avisa e um aviso no topo explica. Posicione os carimbos nas outras páginas. Se o documento inteiro for assim, não é possível posicionar assinaturas nele.

Posicionando só com o teclado

Dá para fazer tudo sem o mouse:

Tab leva até cada página do documento e até cada carimbo já posicionado (o carimbo é anunciado como Carimbo de e o nome do assinante). O foco aparece como um contorno ciano.
Numa página, Enter (ou Espaço) coloca um carimbo no centro dela e abre a lista de quem assina ali. Percorra a lista com Tab e escolha com Enter; o foco passa para o carimbo recém-colocado. Se você fechar a lista sem escolher, o foco volta para a página.
Num carimbo, as setas movem 4 pontos de cada vez (com Shift, passos maiores), Delete ou Backspace removem o carimbo e Enter abre a lista para trocar o assinante.

Ao usar o atalho “Assinar agora” para assinar você mesmo sem solicitar a mais ninguém, o carimbo já vem sugerido na última página do documento — você pode simplesmente conferir e assinar, ou arrastá-lo (ou usar as setas) para outro lugar antes de confirmar. Nesse atalho o carimbo só pode ser movido, não removido: não há X nele e Delete e Backspace não fazem nada, porque ele é a sua assinatura.

Acompanhar pelo status

O selo de status do documento mostra em que ponto a solicitação está:

Aguardando assinaturas (X de Y) — a solicitação está em andamento; o número mostra quantas das assinaturas necessárias já chegaram. Enquanto faltar alguém, é este o estado que aparece, mesmo que o seu documento já tenha algumas assinaturas.
Não assinado — o documento ainda não tem assinatura digital e pode não ser aceito por terceiros.
Solicitação cancelada — a solicitação foi encerrada antes de terminar (veja Cancelar uma solicitação abaixo).
Assinado — só aparece quando todas as assinaturas foram concluídas e o documento está completo. Nesse momento, a Vittz certifica o documento final com o próprio certificado ICP-Brasil e, em seguida, o paciente recebe automaticamente um aviso no WhatsApp com a via assinada em anexo, para guardar como comprovante — pelo número da clínica quando ele está conectado, ou pelo número da Vittz se não estiver. Um documento já assinado por todos não aceita uma nova solicitação.

O selo é só uma leitura: clicar nele não abre nada. Para ver o detalhe da solicitação, abra o menu ⋮ do documento e escolha Ver assinaturas. No cartão que abre, você pode assinar a sua parte, reenviar o link ao paciente (por exemplo, se ele não recebeu ou perdeu o link, ou se errou o CPF vezes demais e o link foi bloqueado) ou lembrar um profissional que ainda não assinou.

Assinar a sua parte: o código no WhatsApp

Ao tocar em Assinar, a Vittz envia um código de 6 dígitos para o seu WhatsApp (para o e-CNPJ da clínica, o código vai para os administradores). Digite o código e confirme.

Reenviar código só libera 60 segundos depois do último envio, e o botão mostra a contagem, por exemplo Reenviar em 0:45. Se o reenvio falhar, o código anterior continua valendo e você pode usá-lo.
Se o código estiver errado, a Vittz avisa Código incorreto e você pode tentar de novo na mesma janela.
Se a assinatura falhar depois que o código foi aceito, esse código já foi usado e não vale mais, e o que acontece depende do motivo. Quando a falha é passageira (por exemplo, outra pessoa assinou o documento enquanto você assinava, ou houve um problema momentâneo do sistema), a Vittz envia um novo código sozinha e a janela avisa que o código anterior foi usado, mas a assinatura não foi concluída. Quando o motivo é uma recusa que um novo código não resolveria (por exemplo, o certificado expirou ou foi revogado, esse certificado já assinou o documento, ou você não está entre os signatários), a janela mostra o motivo e fecha, sem enviar outro código: resolva o problema (por exemplo, anexe um novo certificado no seu perfil) e toque em Assinar de novo.
Depois de muitas tentativas seguidas, a Vittz pede para esperar e diz por quanto tempo: Muitas tentativas. Tente de novo em 3 minutos.
Quando a assinatura é concluída, o aviso diz Documento assinado se a sua era a última que faltava, ou Assinatura registrada se ainda faltam outras.

Quem pode assinar vê, na página inicial, o cartão Aguardando sua assinatura com os documentos que esperam por ele — veja a página inicial.

Se o documento não ficar pronto

Se a Vittz não conseguir preparar o documento, ela tenta de novo sozinha, até três vezes. Se ainda assim não der certo, o cartão da solicitação (menu ⋮ do documento, Ver assinaturas) mostra Falhou ao preparar o documento em vez de Preparando o documento…, a pessoa que criou a solicitação recebe uma notificação e o link do paciente avisa que o documento não pôde ser preparado. Nesse caso é só cancelar a solicitação — o próprio cartão traz o botão Cancelar solicitação, e o menu ⋮ também — e pedir as assinaturas de novo.

Cancelar uma solicitação

No menu ⋮ do documento, escolha Cancelar solicitação e confirme. Qualquer pessoa com permissão para solicitar assinaturas pode cancelar, não só quem criou. Ao cancelar:

as assinaturas que ainda estavam pendentes passam a canceladas e os profissionais e administradores que já tinham sido avisados recebem uma notificação dentro da Vittz;
o link do paciente passa a mostrar que a solicitação foi cancelada;
os códigos de confirmação que já tinham sido enviados deixam de valer;
as assinaturas que já tinham sido feitas continuam no histórico do documento.

Uma solicitação já concluída, com todas as assinaturas, não pode ser cancelada.

Pedir de novo depois de cancelar

Depois de cancelar, Solicitar assinaturas volta a aparecer no menu do documento. A nova solicitação parte do documento original, como estava antes de qualquer assinatura: não leva os carimbos, os campos nem as assinaturas da solicitação cancelada, e quem já tinha assinado pode assinar de novo, com o mesmo certificado. As assinaturas da solicitação cancelada ficam guardadas no histórico.

Cada um assina no seu tempo, em qualquer ordem

Não existe fila: assim que a solicitação é criada, todos podem assinar em paralelo. A empresa e os profissionais não precisam esperar o paciente, nem o contrário — cada assinatura entra no lugar que já estava reservado para ela no documento.

A Folha de Assinaturas, no fim do documento, acompanha: cada linha começa como pendente e passa a mostrar a assinatura — nome, tipo e data — assim que aquela pessoa assina, sem que o documento precise ser gerado de novo.

Por isso mesmo, a lista de assinantes não pode ser alterada depois de criada. O documento é preparado no momento da solicitação, com o espaço de cada assinatura já reservado. Se alguém entrou por engano, cancele a solicitação e crie outra.

Como o paciente assina

O paciente não precisa de conta na Vittz nem de certificado digital. O processo dele é simples:

Recebe um link no WhatsApp com o documento a assinar.
Abre o link e confirma o CPF (o próprio ou o do responsável legal) para acessar o documento — se o cadastro do paciente não tiver CPF, essa etapa não aparece. Se o CPF não confere, a página avisa CPF não confere; depois de 5 tentativas erradas no mesmo link, o link é bloqueado e a página passa a dizer Link bloqueado após várias tentativas. Peça um novo link à clínica. (veja Se o link do paciente foi bloqueado, abaixo). A confirmação do CPF vale por 2 horas nessa página. Se ela vencer antes de o paciente assinar, ao pedir o código ou ao assinar a página avisa Confirme o CPF para continuar e volta sozinha para a tela do CPF, sem precisar recarregar: é só confirmar o CPF de novo.
Lê o termo de consentimento e continua.
Confere o documento completo na tela.
Confirma a assinatura inserindo o código (OTP) que a Vittz envia ao WhatsApp dele — a mensagem traz um botão Copiar código, igual ao que a clínica e os profissionais recebem.

Nos primeiros segundos depois do envio, enquanto o documento ainda está sendo preparado, o link mostra Preparando o documento… e se atualiza sozinho: o paciente só consegue conferir e assinar quando o documento fica pronto.

Ao inserir o código, a assinatura eletrônica do paciente é registrada e o carimbo dele aparece no documento, no ponto que você posicionou.

O carimbo, a Folha de Assinaturas e a página de verificação trazem sempre o nome civil do paciente, o do cadastro — nunca o apelido. Quando o CPF confirmado no link é o do responsável legal (por exemplo, de um paciente menor de idade), a assinatura aparece como Nome do responsável (responsável por Nome do paciente), com o CPF do responsável parcialmente oculto, e o termo de consentimento passa a dizer que a pessoa assina como responsável legal do paciente. Se o cadastro não tiver o nome do responsável, o carimbo mostra Responsável legal (responsável por Nome do paciente). Esses nomes ficam gravados no momento em que o paciente assina: se o cadastro do paciente for alterado depois (outro nome, outro responsável, outro CPF), a assinatura continua mostrando quem de fato assinou.

O termo de consentimento

Antes de assinar, o paciente lê um termo curto, que cita o nome da clínica e diz, em palavras simples, que ele: concorda em assinar o documento eletronicamente e reconhece como válida essa forma de assinatura, confirmada por um código enviado ao WhatsApp (não é certificado digital ICP-Brasil); está ciente de que, para comprovar a assinatura, a Vittz registra data e hora, telefone, endereço IP e localização aproximada, dados do aparelho e do navegador e o CPF confirmado; sabe que a clínica é a responsável por esses dados e que a Vittz os trata em nome dela pelo prazo legal de guarda do documento; sabe que, concluídas todas as assinaturas, a Vittz aplica um selo digital ICP-Brasil que torna detectável qualquer alteração; e sabe que a página pública de verificação mostra apenas nome, CPF parcial, tipo, data e hora da assinatura. O texto fica gravado com a assinatura, na versão exata que o paciente leu. Ele termina com o canal para o paciente exercer os seus direitos: fale com a própria clínica.

Se o link do paciente foi bloqueado

Cada link aceita até 5 CPFs errados, somando todas as tentativas, mesmo as espaçadas ao longo de dias, e nunca mais de 5 na mesma hora. Acertar o CPF não zera essa conta. Na quinta tentativa errada, o link fica bloqueado e nem o CPF certo o abre. Para liberar, abra o cartão da solicitação (menu ⋮ do documento, Ver assinaturas) e use Reenviar link: o paciente recebe um link novo no WhatsApp, o link antigo deixa de funcionar e ele confirma o CPF de novo, com as tentativas zeradas.

O paciente vê o documento já com todos os carimbos marcados — inclusive os de quem ainda não assinou, indicados como pendentes. Isso deixa claro para ele quem mais faz parte daquele documento.

O link para o paciente assinar e os códigos de confirmação chegam sempre pelo número oficial da Vittz, não pelo número da clínica — essa parte do fluxo funciona mesmo que a clínica nunca tenha conectado o próprio WhatsApp. A via assinada (o aviso automático ao concluir e o Enviar por WhatsApp da aba Documentos) segue a regra dos outros envios da equipe: número da clínica quando conectado, número da Vittz se não estiver. Já os profissionais e administradores são avisados dentro da Vittz (sino de notificações) quando há um documento aguardando a assinatura deles.

Como verificar as assinaturas

Todo documento assinado traz formas de comprovar sua autenticidade:

Carimbo no próprio documento — cada assinatura aparece visivelmente na página onde foi posicionada, junto ao nome do assinante e ao endereço IP de quem assinou. Esse IP é registrado pelos servidores da Vittz no momento da assinatura, não informado pelo navegador; quando não for possível registrá-lo, a assinatura segue sem IP — o carimbo nunca mostra “desconhecido”.
Folha de Assinaturas — anexada ao final do documento, reúne a lista completa de assinantes, o código QR e o endereço da página de verificação — o comprovante resumido de toda a solicitação. Cada página do documento também carrega uma rubrica digital discreta no rodapé, com o endereço de verificação.
Página de verificação pública — um endereço aberto (em /verificar) onde qualquer pessoa confirma o andamento e a autenticidade do documento, sem precisar de conta na Vittz. Cada solicitação tem o seu próprio endereço de verificação, impresso no documento preparado para ela: se uma solicitação for cancelada e outra criada, o código QR do documento da solicitação cancelada continua mostrando Solicitação cancelada, com o que já tinha sido assinado nela, e nunca a solicitação nova. A página responde para qualquer solicitação que já foi enviada para assinatura, mesmo antes de alguém assinar, e mostra a situação geral: Em andamento, Concluído e certificado pela Vittz (todas as assinaturas feitas e a certificação da Vittz aplicada), Concluído (todas as assinaturas feitas, sem a certificação) ou Solicitação cancelada. Abaixo, uma lista única traz quem já assinou e quem ainda está pendente, com o nome (o nome civil do paciente, ou o responsável legal quando foi ele quem assinou), o tipo de assinatura, o CPF ou CNPJ parcialmente oculto e a data e a hora da assinatura — é exatamente o que o termo de consentimento do paciente anuncia. Por privacidade, a página não mostra endereço IP, localização nem telefone — esses dados ficam só dentro da Vittz, para quem tem acesso à clínica.
Validação oficial no ITI — as assinaturas ICP-Brasil (empresa e profissionais) e a certificação final da Vittz podem ser conferidas no validador oficial do ITI, que retorna “Aprovada” para assinaturas válidas. Confira a via final, recebida depois que todos assinaram: enquanto a solicitação está em andamento, o validador pode mostrar uma assinatura como “Indeterminada”, porque o documento ainda vai receber as próximas assinaturas e a certificação da Vittz.

Excluir um documento com assinaturas

Um documento que já tem assinaturas — ou que já foi preparado para receber assinaturas — não pode ser excluído, porque é prova legal. No menu ⋮ do documento, Excluir aparece desativado, com o motivo escrito logo abaixo; dá para chegar nele também pelo teclado, e o leitor de tela lê o motivo. Se a solicitação ainda está em andamento e o documento não chegou a ser preparado, cancele-a primeiro. A exclusão definitiva só acontece quando os dados da clínica são apagados por completo, e aí as assinaturas e os arquivos saem junto.